10 kritičnih koraka koje treba uključiti u projektni plan
Projektni plan je kulminacija pomnog planiranja od strane a voditelj projekta . To je glavni dokument koji vodi kako će se projekt izvoditi, u skladu s namjerama upravitelja za svaki ključni aspekt projekta. Iako se projektni planovi razlikuju od tvrtke do tvrtke, postoji deset kritičnih elemenata ili koraka koje treba uključiti u učinkovit plan projekta kako bi se izbjegla zabuna i prisilna improvizacija tijekom faze izvođenja projekta.
Ciljevi projekta
Marc Romanelli / Getty Images
Ciljevi projekta definirani su u a povelja projekta , ali ih treba uključiti iu projektni plan kako bi dodatno objasnili ciljeve projekta ili uključili povelju kao dodatak. Bez obzira na to kako voditelj projekta odluči ugraditi ciljeve u projektni plan, važno je održavati jasnu vezu između povelje projekta – prvog ključnog dokumenta projekta – i drugog ključnog dokumenta projekta, njegovog projektnog plana.
Opseg projekta
Kao i ciljevi projekta, opseg definiran je u povelji i voditelj projekta bi ga trebao dodatno doraditi u planu projekta. Definiranjem opsega, voditelj projekta može početi pokazivati kako će na kraju izgledati cilj projekta ili gotov proizvod. Ako opseg nije definiran, može se proširiti tijekom cijelog projekta i dovesti do prekoračenja troškova i propuštenih rokova.
Na primjer, ako vodite marketinški tim za izradu brošure za liniju proizvoda tvrtke, trebali biste naznačiti koliko će stranica biti i navesti primjere kako bi gotov proizvod mogao izgledati.
Za neke članove tima brošura može značiti dvije stranice, dok bi drugi mogli smatrati da je deset stranica dovoljno. Definiranje opsega može dovesti cijeli tim na istu stranicu na samom početku.
Prekretnice i glavni rezultati
Ključna postignuća projekta nazivaju se prekretnicama, a ključni radni proizvodi se nazivaju glavnim rezultatima. Oboje predstavljaju velike komponente rada na projektu. Projektni plan treba identificirati te stavke, definirati ih i postaviti rokove za njihov završetak.
Ako organizacija poduzme projekt za razvoj novog softvera, glavni rezultati mogli bi biti konačni popis poslovnih zahtjeva i način na koji ih implementirati.
Nakon toga, projekt bi mogao imati prekretnice za završetak dizajna, testiranje sustava, testiranje prihvaćanja korisnika i datum uvođenja softvera. Ove prekretnice imaju povezane radne proizvode, ali se više odnose na procese nego na same proizvode.
Prekretnica i glavni rokovi isporuke ne moraju biti točni datumi, ali što precizniji, to bolje. Precizni datumi pomažu voditeljima projekata da točnije razlože radne strukture.
U ovoj fazi plana stvarat ćete prekretnice tako da možete uzeti velike rezultate ili rezultate visoke razine i rastaviti ih na male rezultate, koji se mogu ocrtati u sljedećem koraku.
Struktura raščlambe posla
Struktura raščlambe posla (WBS) dekonstruira prekretnice i glavne rezultate u projektu na manje dijelove tako da se jednoj osobi može dodijeliti odgovornost za svaki aspekt. U razvoju strukture raščlanjenog rada, voditelj projekta uzima u obzir mnoge čimbenike kao što su snage i slabosti članova projektnog tima, međuovisnosti između zadataka, raspoloživih resursa i cjelokupnog roka projekta.
Voditelji projekta su u konačnici odgovorni za uspjeh projekta, ali ne mogu sami obavljati posao. WBS je alat koji voditelj projekta koristi kako bi osigurao odgovornost na projektu jer govori sponzoru projekta, članovima projektnog tima i dionicima koji su za što odgovorni. Ako je voditelj projekta zabrinut zbog nekog zadatka, on točno zna s kime se treba sastati u vezi s tom zabrinutošću.
Proračun
DO proračun projekta pokazuje koliko je novca dodijeljeno za završetak projekta. Voditelj projekta odgovoran je za pravilno raspoređivanje tih resursa. Za projekt koji ima dobavljače, voditelj projekta osigurava da se rezultati dovrše u skladu s uvjetima ugovora, obraćajući posebnu pozornost na kvalitetu. Neki proračuni projekta povezani su s planom ljudskih resursa.
Važno je utvrditi trošak za svaku prekretnicu i isporuku gledajući koliko je vremena potrebno i trošak rada koji je uključen za dovršetak zadataka. Trošak projekta vezan je za vrijeme trajanja projekta, što seže do opsega projekta. Opseg, prekretnice, zadaci i proračun moraju biti usklađeni i realistični.
Plan ljudskih potencijala
The plan ljudskih resursa pokazuje kako će se projekt popuniti. Ponekad poznat kao kadrovski plan, plan ljudskih resursa definira tko će biti u projektnom timu i koliko vremena se očekuje od svake osobe. U razvoju ovog plana, voditelj projekta pregovara s članovima tima i njihovim nadzornicima o tome koliko vremena svaki član tima može posvetiti projektu. Ako je potrebno dodatno osoblje za konzultacije o projektu, ali je dio projektnog tima, to je također dokumentirano u kadrovskom planu. Opet se konzultiraju odgovarajući nadzornici.
Plan upravljanja rizicima
Mnoge stvari mogu poći po zlu na projektu. Iako je predvidjeti svaku moguću katastrofu ili manju štucanju izazovno, mogu se predvidjeti mnoge zamke. U planu upravljanja rizicima voditelj projekta identificira rizike za projekt , vjerojatnost da će se ti scenariji dogoditi i strategije za njihovo ublažavanje. Kako bi formulirao ovaj plan, voditelj projekta traži doprinos od sponzora projekta, projektnog tima, dionika i internih stručnjaka.
Strategije ublažavanja se postavljaju za rizike koji će se vjerojatno pojaviti ili s njima povezani visoki troškovi. Rizici za koje je malo vjerojatno da će se pojaviti i oni koji imaju niske troškove su navedeni u planu, iako nemaju strategije ublažavanja.
Plan komunikacija
Komunikacijski plan opisuje kako će se projekt komunicirati različitoj publici. Slično kao struktura raščlambe posla, komunikacijski plan dodjeljuje odgovornost za dovršetak svake komponente članu projektnog tima.
U ovom koraku važno je opisati kako će se problemi komunicirati i rješavati unutar tima i koliko će se često komunicirati s timom i dionicima ili šefom. Svaka poruka ima ciljanu publiku. Komunikacijski plan pomaže voditeljima projekta osigurati da prave informacije dođu do pravih ljudi u pravo vrijeme.
Plan upravljanja dionicima
DO plan upravljanja dionicima identificira kako će se dionici koristiti u projektu. Ponekad dionici trebaju dobiti samo informacije. O tome se može voditi računa u komunikacijskom planu. Ako je potrebno više od dionika, plan upravljanja dionicima navodi kako će se to dobiti.
Plan upravljanja promjenama
Plan upravljanja promjenama postavlja okvir za uvođenje promjena u projekt. Iako voditelji projekta obično žele izbjeći promjene u projektu, one su ponekad neizbježne. Plan upravljanja promjenama pruža protokole i procese za uvođenje promjena. Za odgovornost i transparentnost je ključno da sponzori projekta, voditelji projekta i članovi projektnog tima slijede plan upravljanja promjenama.