Kako izraditi poruku za odsustvo s rodiljnog dopusta

Ne ostavljajte svoju poruku izvan ureda u tuđim rukama

Slika Danie Drankwalter. Â Bilanca 2019

/span>

Stvaranje ispravnog odgovora izvan ureda je važno, posebno kada ste na porodiljnom dopustu. Poruka stvara osobnu granicu koja upozorava pošiljatelja da ćete biti nedostupni tijekom vašeg dopusta i obavještava ga o tome koga mogu kontaktirati tijekom vaše odsutnosti. Rano postavljanje može vam omogućiti da izradite svrsishodnu bilješku. Na taj ćete se način osjećati sigurni u svoju poruku, a vaši suradnici i klijenti pažljivi.

Evo objašnjenja koje će vam pomoći razumjeti važnost vaše poruke i zašto biste trebali planirati vrijeme za rad na njoj.

Postavlja očekivanja svima

Porodični dopust koji uzimate nakon rođenja djeteta je privatan i vrlo poseban. Trenuci s vašim novorođenčetom nikada se ne mogu ponovno uhvatiti. Stoga je važno zaštititi ovo razdoblje u svom životu.

Znate kakav je osjećaj dobiti a radni e-mail dok je na odmor , zar ne? Osjećate se primorani poslati brzi odgovor. Ali dok ste na dopustu, nemate baš vremena za to. Također, brzi odgovor može prerasti u veći problem za rješavanje.

Dočekujete novog člana u svoju obitelj. Ovo vrijeme povezivanja bit će ispunjeno neprospavanim noćima, nepredvidivim rasporedom, oporavkom, liječničkim pregledima, posjetiteljima i još mnogo toga. Također, bit će dobra količina promjena koje ćete htjeti upravljati. Pisanje e-pošte pod ovim uvjetima neće dati vaš najbolji rad.

Vaša poruka 'van ureda' zaštitit će vas od prekida u radu kao i od loše promišljenih e-poruka.

Postavljanje granica je važno za to vrijeme. Kako biste lakše zaustavili svoj radni život, utvrdite da je vaše novorođenče i sve ono što dolazi uz snop radosti glavni prioritet. Kada kreirate pravu poruku izvan ureda, ljudi će razumjeti koji je vaš trenutni prioritet i poštovat će granice koje postavlja.

Kako onda stvoriti sjajnu poruku koja će pomoći zaštititi tako posebno vrijeme?

Razmislite o svojoj poruci izvan ureda

Kada ste oko 26. tjedna trudnoće, počnite raditi na poruci o odsutnosti. Ako vam je data opcija da spremite naslov za ovo, naslovite ga 'Porodični dopust - izvan ureda'.

Priprema poruke unaprijed daje vam veću kontrolu nad onim što će vaša poruka reći.

Vi ste taj koji zna raditi svoj posao, koji će preuzeti vaše odgovornosti i kada se možete vratiti u ured. Odlučite želite li uključiti određeni datum ili tjedan povratka na posao ili razmislite o tome da ne spominjete datum ako niste sigurni. Ako ne navedete određenu osobu s kojom pošiljatelj može kontaktirati, odlučite želite li navesti adresu e-pošte i/ili telefonski broj svog upravitelja.

Rano kreiranje poruke štedi vrijeme vama, vašem poslodavcu i vašim kontaktima. Možda ćete morati neočekivano napustiti ured (da biste rodili svoju bebu); kao rezultat toga, ako imate pripremljenu poruku, vaš IT administrator ili vaš upravitelj daje poruku koju možete koristiti. Želite li da IT ili vaš upravitelj postavi ton ove poruke? Dovraga ne! Nadalje, poruka koju je izradio vaš poslodavac možda neće odražavati jezik ili poruku koju želite prenijeti svojim kontaktima. To također može uzrokovati zbrku ili nesporazume s klijentima, osobito kada su vani na dulje vrijeme.

Obavijestite svog upravitelja kada je vaša poruka gotova. Voljet će čuti da ste spremni za svoj izlazak, a morat će učiniti još jednu stvar manje kako bi vas podržali.

Stvari koje treba uključiti u svoju poruku

U nastavku je primjer poruke o odsutnosti koju možete koristiti. Nakon što omogućite poruku u softveru za e-poštu, automatski će odgovoriti na sve poruke e-pošte koje su vam poslane tijekom određenog vremena.

Na vama je da li želite obavijestiti primatelje gdje se nalazite. Možete jednostavno reći da ste izvan ureda ili možete najaviti da ste na porodiljnom dopustu. Možete koristiti varijantu ove e-poruke i za produženi odmor ili poslovna putovanja.

Gdje vidite (zagrade), umetnite odgovarajuće riječi ili izraze za vaše okolnosti.

Uzorak e-poruke o rodiljnom odsustvu izvan ureda (tekstualna verzija)

Hvala vam na e-poruci. Izašla sam iz ureda na porodiljni dopust do (datum na koji očekujete povratak).

Ako trebate hitnu pomoć, obratite se (ime kolege koji vas pokriva, s podacima za kontakt, e-poštom vašeg upravitelja ili telefonskim brojem).

(Ako imate određene projekte koje pokrivate, navedite naziv projekta i osobu koja vas pokriva).

Ako vaš predmet nije hitan, odgovorit ću na vašu e-poštu po povratku.

Lijepi pozdrav,

(Tvoje ime)

Proširiti