Kako dokumentirati učinak zaposlenika

Savjeti kako znati kada, zašto, kako i što dokumentirati

••• Dimitri Otis / Getty Images

SadržajProširitiSadržaj

• Dokumentacija je ključna za donošenje odluka
• Zašto biste trebali dokumentirati izvedbu
• Što dokumentirati
• Kako dokumentirati
• Što dokumentacija mora pružiti
• Gdje dokumentirati i pohraniti dokumentaciju

Dokumentacija je ključna za pravilno donošenje odluka

U svijetu ljudskih resursa i zapošljavanja, dokumentaciju o učinku zaposlenika može učiniti ili slomiti vašu sposobnost da disciplina , prekinuti , ili pošteno promovirati, nagraditi i prepoznati zaposlenike .

Dokumentacija je neophodna za menadžere i osoblje za ljudske resurse jer morate uložiti ozbiljan napor da zabilježite sve događaje u povijesti zapošljavanja vaših zaposlenika – i pozitivne i negativne incidente u radu.

Ovdje ćete pronaći sve što je potrebno menadžerima i HR osoblju za pažljivo dokumentiranje učinka zaposlenika.

Zašto biste trebali dokumentirati učinak zaposlenika

• Dokumentacija daje dokaz da raspravljalo se o pitanjima izvedbe sa zaposlenikom pravodobno i sažeto.
• Dokumentacija nudi povijest poboljšanja ili neuspjeha zaposlenika da poboljša učinak tijekom vremena. To je kronološki i precizan opis radnji zaposlenika, radnji menadžera i događaja kako se događaju.
• Dokumentacija pruža dokaze koji podupiru odluke uprave nepovoljna radnja kao što je disciplina ili otkaz sa zaposlenikom.
• Dokumentacija nudi dokaz da zaposlenik zaslužuje dostupno napredovanje ili priliku u odnosu na druge zaposlenike koji također ispunjavaju uvjete.
• Dokumentacija pruža dokaze koji opravdavaju povećanje, smanjenje plaće ili razlog zašto zaposlenik nije dobio povišicu.
• U slučaju tužbe, cjelovita i temeljita dokumentacija štiti interese poslodavca. Dokumentacija može podržati radnje menadžmenta u otpuštanje neuspješnog zaposlenika . Također može dokazati da je zaposlenik dobio otkaz iz razloga koji su zakoniti za razliku od drugih kao što je nezakonita diskriminacija .

Što dokumentirati

Menadžeri moraju dokumentirati učinak zaposlenika, i pozitivne doprinose i neuspjehe u radu. Moraju točno dokumentirati što je zaposlenik učinio i rekao te što je menadžer učinio i rekao kao odgovor tijekom sastanka ili razgovora.

Morate dokumentirati sve dogovore postignute tijekom razgovora, postavljeni ciljevi , potrebna i očekivana poboljšanja te vremenski okvir za poboljšanje. Dokumentacija također treba sadržavati obveze koje menadžer preuzima kako bi pomogao zaposleniku.

Kako dokumentirati

Dokumentacija treba biti napisana tijekom ili neposredno nakon sastanka ili razgovora sa zaposlenikom. Nikada ne smijete propustiti zapisati razgovor sa zaposlenikom na dan kada se to stvarno dogodilo. Čekanje do kasnije ili sljedećeg dana utječe na kvalitetu dokumentacije jer se temelji na onome što se sjećate.

Jedna od najgorih pogrešaka koje čine menadžeri je vjerovanje da mogu rekonstruirati povijest savjetovanja zaposlenika prema potrebi. Niti jedna HR osoba koja ima ikakvo iskustvo s pristojnom, pravodobnom dokumentacijom nikada nije zavarana rekonstruiranim zapisnikom. Menadžeri koji rekonstruiraju po sjećanju donose nepotreban i neprihvatljiv rizik svojoj tvrtki jer izmišljena povijest neće izdržati u potencijalnoj tužbi.

Potrebna vam je dokumentacija da bi izgledala profesionalno, uredno i organizirano. Napišite dokumentaciju kao da o povijesti događanja govorite trećoj strani. Nikad ne znate tko će jednog dana pročitati vašu dokumentaciju, stoga se pobrinite da ona odražava vaš profesionalizam. (Poleđina koktel salvete, omotnice ili ljepljive bilješke ne kvalificira se kao profesionalna dokumentacija.)

Vaša bi dokumentacija trebala otići novom menadžeru zaposlenika ako zaposlenik dobije novi posao – ili ga vi – u vašoj organizaciji. Za vaše pamćenje i kako biste obavijestili novog menadžera zaposlenika, trebate na svaki dokument staviti ime i zvanje zaposlenika, svoje ime i zvanje te puni datum.

Napišite dokumentaciju koja je činjenična, poštena, zakonita, objektivna, potpuna i dosljedna. Izbjegavajte mišljenja (Mike je neuredan. Alice je lijena. Tom mi je lagao.), prozivke, uredništvo (John je kreten. Mark ima problem sa stavom.) i etiketiranje (Mary je neodgovorna. George nije tim igrač.).

Također izbjegavajte pokušaje tumačenja ponašanja zaposlenika. (Marsha se ne smije svidjeti ovom zadatku. Čini se da je Paula previsoka.) Smanjite upotrebu opisnih riječi kao što su pridjevi i prilozi (polako, nemarno, nesretno, neraspoloženo, nepristojno). Navedite specifično ponašanje i postupke zaposlenika, a ne svoje mišljenje ili tumačenje.

Što dokumentacija mora pružiti

U kasnijem pregledu dokumentacije potreban je točan zapis razgovora. Držite se činjenica i zapišite samo ono što ste rekli i što je rekao zaposlenik. Pobrinite se da vaša dokumentacija bude nedvosmislena i da su činjenice jasne. (U svakoj potencijalnoj pravnoj situaciji, pogreške u bilo kojem dokumentiranom događaju uzrokuju sumnju na ostatak dokumentacije.)

Konačno, dokumentirajte sve sporazume, obveze, vremenske rokove, potrebna poboljšanja, točke prijave i druge pojedinosti koje bi mogle izmaknuti iz sjećanja. Provjerite jeste li postavili datum i vrijeme za rokove i rokove kako ne bi došlo do nesporazuma.

Upoznajte se s dokumentacijskom politikom vašeg odjela za ljudske resurse, koja će vam reći koju dokumentaciju treba smjestiti u personalni dosje zaposlenika Svaka dokumentacija o stegovnim mjerama svakako treba biti uključena.

Gdje dokumentirati i pohraniti dokumentaciju

Budući da je dokumentacija o zaposlenicima povjerljiva i privatna za zaposlenika, morate voditi računa o tome da svaka dokumentacija ostane povjerljiva menadžeru, HR-u i potencijalno sljedećem zaposleniku. Stoga se ne preporučuje stavljanje dokumentacije na zajednički pogon računala. Rukopisnu dokumentaciju i ispisanu dokumentaciju upravitelja najbolje je čuvati u zaključanoj pohrani.

Donja linija

Ako slijedite ove smjernice, kada odete u HR tražiti pomoć u disciplinskom kažnjavanju, otkazu ili premještaju zaposlenika na posao s bolje pristajanje potencijala, HR će vam pomoći riješiti problem ili poboljšati situaciju. Kad vam HR kaže da dokumentirate, dokumentirate, dokumentirate ili vam ne mogu pomoći; morat ćete imati pokrivene sve svoje baze.

Imajte na umu da za navedene informacije, iako su vjerodostojne, ne jamči se točnost i zakonitost. Stranicu čita publika iz cijelog svijeta i ​ zakona o zapošljavanju a propisi se razlikuju od države do države i od zemlje do zemlje. Molim potražiti pravnu pomoć , ili pomoć državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije služe za smjernice, ideje i pomoć.