Menadžment I Vodstvo

Kako napisati RFP

Napravite RFP koji će vam donijeti rezultate

Poslovni čovjek daje prezentaciju kolegama u konferencijskoj sobi

•••

Paul Bradbury / Getty Images

SadržajProširitiSadržaj

Zahtjev za prijedlog , koji se ponekad naziva RFP ili RFQ ('zahtjev za ponudu'), dokument je koji tvrtka izdaje kada želi kupiti proizvod i želi svoje specifikacije učiniti dostupnim javnosti. To je obično slučaj kada će nekoliko tvrtki licitirati za posao, a RFP poziva konkurentnije cijene. Ali, ako RFP ne pripremite ispravno, vaš trud može proizvesti ponude koje su gubljenje vremena, ili još gore, nikakve ponude. Evo kako izraditi RFP da biste osigurali najbolje rezultate.

poteškoća: Prosječno

Potrebno vrijeme: Nekoliko dana

Napiši domaću zadaću

Shvatite što vam je potrebno, što želite i što je moguće prije nego što počnete pisati svoj RFP. Nemojte izdavati RFP za stroj koji može proizvesti 1500 widgeta na sat ako ih nikada niste prodali više od 25 mjesečno. Nema smisla izdavati RFP za automobil velike snage kada glasnik može jednako brzo proći kroz promet na biciklu.

Razlikujte svoje potrebe i želje

Ako želite kupiti aplikaciju koja može prenositi slike između sjedišta i vaših kombija na gradilištu, možete odrediti broj potrebnih slika u sekundi, maksimalnu veličinu slika koje trebate i potrebnu razlučivost. Iako bi bilo lijepo imati te slike u boji, odlučite je li to stvarno potrebno. Ako vam je doista potrebna određena specifičnost, upotrijebite riječi kao što su 'hoće', 'treba' i 'mora'. To ukazuje da su to zahtjevi. Specifikacije koje su samo 'želje' trebale bi se identificirati riječima poput 'može', 'može' i 'izborno'.

Odlučite kako će izgledati pobjednik

Prijedlozi koje dobijete kao odgovor na svoj RFP će se razlikovati. Svaka tvrtka koja će odgovoriti imat će različite prednosti i slabosti. Neki će se usredotočiti na najnižu cijenu. Drugi će se usredotočiti na najbolju kvalitetu. A drugi će ponuditi kompletan skup značajki. Odlučite unaprijed što tražite - najnižu cijenu, najbržu isporuku ili neku kombinaciju to dvoje.

Organizirajte dokument

Bilo što ti pisati za posao treba puno razmišljati i treba se organizirati. Nacrt je dobro mjesto za početak. U najmanju ruku, trebat će vam odjeljci za uvod, zahtjeve, kriterije odabira, vremenske rokove i procese. Mnogi od ovih odjeljaka imat će pododjeljke.

Napišite Uvod

Ovdje ćete potencijalnim ponuditeljima objasniti zašto objavljujete RFP i što se nadate time postići. Uvod također može uključivati ​​sažetak ključnih točaka iz drugih odjeljaka, uključujući datum dospijeća. Uvođenje RFP-a za sustav prijenosa slike moglo bi glasiti otprilike ovako: 'Tvrtka XYZ traži prijedloge za vrlo pouzdan, jednostavan za korištenje sustav sposoban za prijenos slika iz glavnog ureda do kombija bilo gdje u gradskom području.Odgovarajuće ponude moraju biti zaprimljene do ponedjeljka, 5. ožujka 2007., u 8 sati ujutro PST.'

Objasnite zahtjeve

Ovaj dio je jedan od najvažnijih i obično oduzima najviše vremena. Morat ćete odrediti veličinu i jasnoću slika koje će se prenositi te potrebnu brzinu. Budite konkretni, ali nemojte govoriti ponuditeljima kako želite da se posao izvrši osim ako je to bitno. Možda biste željeli podijeliti ovaj dio na pododjeljke. Na primjer (a) veličina i kvaliteta slike (b) prijenos, koji može uključivati ​​i željenu brzinu i sve zahtjeve koji prijenos čine sigurnim (c) željene opcije, gdje možete navesti boju kao poželjnu opciju.

Kriteriji odabira

Ovdje možete reći ponuditeljima kako ćete odabrati pobjedničku ponudu. Možete otkriti koliko god želite. Dobro je uključiti rečenicu poput: 'Pobjednički ponuđač, ako ga ima, bit će odabran isključivo prema presudi tvrtke XYZ Company.' Možda biste željeli stvoriti a proračunska tablica koji svakoj ponudi dodjeljuje određeni raspon bodova u svakoj kategoriji. Zatim neka ekipa odabere najbolju ponudu od onih s najbolja tri rezultata.

Vremenski okviri

Ovaj odjeljak govori tvrtkama koliko brzo moraju djelovati i koliko se očekuje da proces traje. Budite razumni kada postavljate svoje rokove. Nemojte tražiti prijedloge za složene sustave, a zatim dajte ponuditeljima samo nekoliko dana da odgovore. Ostavite više vremena za pripremu ponude ako je vaš RFP velik, ako je vaša željena kupnja komplicirana ili ako vam je potreban vrlo detaljan odgovor. Ovdje također možete reći ponuđačima koliko će dugo trajati proces evaluacije kada će biti obaviješteni jesu li bili uspješni i koliko brzo moraju ispuniti ono što su obećali.

Postupak

Upotrijebite ovaj odjeljak da objasnite kako će proces funkcionirati - od slanja RFP-a do dodjele ugovora i kada će posao početi. Ovaj odjeljak može reći: 'Ponude dospijevaju na datum naveden u koraku 8 iznad. Sve ponude će se pregledati kako bismo bili sigurni da ispunjavaju sve zahtjeve i odgovaraju li. Sve odgovarajuće ponude će se bodovati u X kategorija (možete imenovati kategorije ako želite), a tri najbolje ponude ocijenit će tim za prijedloge kako bi odabrao pobjedničkog ponuditelja i zamjenika. Očekuje se da će pregovori s pobjedničkim ponuđačem rezultirati dodjelom ugovora u roku od dva tjedna.'

Odlučite kako poslati RFP

Većina RFP-ova se šalje poštom, ali ne moraju biti. RFP možete poslati e-poštom ili ga možete objaviti na web stranici svoje tvrtke. Samo svakako navedite naziv (ili broj ponude) koji bi ponuditelji trebali koristiti za identifikaciju RFP-a na koji odgovaraju.

Odlučite tko će primiti RFP

Možda ste već identificirali dobavljače od kojih želite kupiti. Vaša tvrtka može čak imati popis prihvatljivih dobavljača. Ako ne, možete pronaći moguće dobavljače putem vašeg profesionalna mreža , pretraživanjem na mreži ili traženjem preporuka od pouzdanih dobavljača drugih materijala. Ne ograničavajte svoj popis onih koji primaju vaš RFP samo na velike tvrtke ili etablirane dobavljače. Možda ćete pronaći bolje ideje i još bolje cijene manji prodavači koji su često željniji da osvoje vaš posao.

Obavijesti pobjednika

Nakon što dovršite sve gore navedene korake, vrijeme je da napravite korak i obavijestite pobjednički RFP da je vrijeme da krenete naprijed s projektom.