Kako pisati učinkovite e-poruke

9 pravila za pisanje e-pošte na koju je lako odgovoriti

Mnogi od nas nisu naučili pisati e-mailove u školi, ali znanje pisanja e-pošte neprocjenjiva je vještina na radnom mjestu. To posebno vrijedi za one koji rade (ili traže) poslove na daljinu. Pored dobar telefonski bonton , vjerojatno ne postoji vještina koja je tako važna kao e-pošta kada je u pitanju dobivanje – i zadržavanje – posla kod kuće.

Dobro napisana e-pošta olakšava primatelju razumijevanje poruke i djelovanje u skladu s njom. U traženju posla e-pošta može prethoditi ili čak zamijeniti prvi dojam licem u lice, stoga su pravilna interpunkcija i koherentna poruka ključni. A na poslu nejasne e-poruke uzrokuju zbrku i kašnjenja. Slijedite ove savjete za pisanje učinkovitih e-poruka kolegama, klijentima, potencijalnim klijentima, menadžerima za zapošljavanje, pa čak i prijateljima i obitelji.

Prvo, razmotrite poruku i primatelja

Marc Romanelli / Getty Images

E-poruka bi trebala početi u vašem umu, a ne s vašim prstima na tipkovnici. Kako biste učinkovito pisali e-poštu, prvo razmislite zašto pišeš li. Kakav odgovor želite? Koju poruku želite prenijeti? Ako tražite informacije, prijavljujete se za posao ili se raspitujete o radnim mjestima, provjerite je li vaš zahtjev za radnju od strane primatelja jasan.

Zatim razmotrite stajalište primatelja. Koje su im informacije potrebne da poduzmu akciju ili razumiju vašu poruku? Dajte potrebne (ali ne pretjerane) pozadinske informacije. Također, imajte na umu prikladan bonton za ovog konkretnog primatelja. Emotikoni i kratice, poput OMG ili LOL, nisu prikladni za prijave za posao i većinu poslovne e-pošte.

Napišite opisni predmet e-pošte

Kada pišete e-mail, nemojte pisati nešto nejasno u predmetnu liniju poput 'bok' ili 'poslovi kod kuće' ili ostavite prazno. E-poruke s ovom vrstom naslova imaju dobre šanse da završe u primateljevom pretincu za neželjenu poštu ili da se jednostavno ignoriraju. Ako se prijavljujete za posao, unesite naziv radnog mjesta u predmet. Ako je e-pošta upućena kolegi, u naslovu postavite kratku frazu koja sažima svrhu poruke.

Još jedna prednost pisanja opisnog retka predmeta je to što ćete ga lakše pronaći u pristigloj pošti ako ga kasnije trebate potražiti. Ipak, nešto s e-poštom kao što je 'Pitanje' neće biti od pomoći.

Ispravno pozdravite primatelja

Ako znate ime primatelja, ali ga ne poznajete osobno, pozdraviti korištenjem naslova, npr. Poštovana gospođo Brunelli. (Koristite Ms. za žene kada niste sigurni da li je gospođa ili gospođica prikladna.) Ako niste sigurni oko spola, jednostavno upotrijebite ime i prezime, tj. Dragi Chris Smith. Ako ne znate ime osobe, započnite svoju e-poštu bez pozdrava ili koristite jednostavan pozdrav, npr. Pozdrav, pozdrav, dragi menadžere itd.

Ako je e-pošta upućena kolegi ili nekom drugom koga poznajete, upotrijebite ime koje biste koristili osobno ili telefonom.

Koristite ispravnu gramatiku i interpunkciju

Vrlo je važno koristiti ispravnu gramatiku u e-poruci. Svjesno ili podsvjesno, čitatelji kažnjavaju pošiljatelje za gramatičke pogreške.

Run-On rečenice - Kada pišete e-mail, nemojte štedjeti mjesečnice. Ta mala stanka daje čitateljima vremena da shvate značenje riječi. Kratke rečenice dopuštaju više ovih malih pauza. Razdvojite dugačke rečenice čak i kada tehnički nisu izvrgnute rečenice.
Zarezi - Premalo ili previše zareza može zbuniti. Naučite pravilno koristiti zarez.
Subjektno-glagolski sporazum - Rečenice s ovom vrstom pogreške crvene su zastavice za poslodavce koji traže kandidate s dobrim komunikacijskim vještinama. Pregledajte pravila za slaganje subjekta i glagola.

Provjerite pravopis i velika slova

Koristite provjeru pravopisa, ali se nemojte oslanjati na nju. Provjera pravopisa neće uhvatiti 'oni' za 'the' ili 'tamo' za 'njihov', a ova vrsta pogreške ukazuje na nepažnju. Nemojte koristiti kratice za slanje poruka kao što su 'u' za 'vi' ili 'tho' za 'iako'.

Koristite ispravnu upotrebu velikih i malih slova. Većina ljudi zna pisati velikim slovom početak rečenice i vlastite imenice, ali mnogi to ne čine u e-mailovima. Pokažite da vam ne smeta odvojiti taj dodatni djelić sekunde da pritisnete tipku shift. S druge strane, previše velikih slova može odvući pažnju čitatelja. Izbjegavajte pisati izraze velikim slovima (što mnogi tumače kao ekvivalent vrištanju osobno), kao i pisanje velikih slova, samo radi naglaska, prvo slovo riječi koje se ne nalazi na početku rečenice ili vlastitih imenica.

Koristite jednostavno oblikovanje u e-pošti

Zapamtite da se svi programi za e-poštu različito prikazuju. Ono što izgleda savršeno usklađeno na vašem zaslonu može se odvijati zajedno na nečijem drugom. Iz tog razloga izbjegavajte lijepljenje visoko formatiranog dokumenta za obradu teksta, kao što je životopis ili propratno pismo, u e-poruku. Koristite dokumente koji su napisani u obliku običnog teksta.

Neka odlomci budu kratki. Kao i točke, prijelomi odlomaka daju oku čitatelja odmor. Netko tko čita e-poštu na mobitelu imat će koristi od kratkih odlomaka. Ali pazite da se i dalje pridržavate osnovnih pravila u vezi s odlomcima.

Budite sažeti

Vijugave e-poruke koje zatrpavaju poantu bivaju na stolu i na kraju zaboravljene. Ili još gore, možda su pogrešno shvaćeni. Objasni svoju svrhu, koristeći sažet jezik .

Uklonite riječi - Pišite aktivnim glagolima. 'Jack mi je poslao obrasce' koristi aktivni glagol. 'Obrasce mi je poslao Jack' je pasivan. Pasivni oblik koristi samo nekoliko riječi više, ali se zbraja. Više od toga, zahtijeva od čitatelja da preurede ideje u svojim glavama.
Držite se točke - Oduprite se iskušenju dodavanja stranih informacija ili ideja. Spremite ovo za drugu e-poštu.
Koristite Bullet Points - To omogućuje vašem čitatelju korištenje vizualnih naznaka kako bi shvatio ono što je važno. Ali ako niste sigurni kako će se metke prikazati, upotrijebite zvjezdice ili crtice za stvaranje metaka.

Potpišite e-poštu na odgovarajući način

Ako je vaša e-pošta zadana na a standardni potpis , provjerite je li prikladno za određenu e-poštu koju šaljete. Potpisi s političkim izjavama ili imenima i dobi vaše djece su u redu za osobnu e-poštu, ali za posao koristite manje osobni potpis. Ovisno o vašem poslu i poslodavcu, još uvijek možete personalizirati svoj potpis e-pošte s citatom. Odaberite nešto nekontroverzno. Ako se raspitujete o poslu, upotrijebite svoj potpis kako biste dali odgovarajuće kontakt podatke bez ikakvih citata ili dodatne personalizacije.

Ponovno pročitajte/promislite prije nego što pritisnete Pošalji

Provjerite ima li pravopisnih i interpunkcijskih pogrešaka prije nego što pritisnete send. Ako pronađete pogrešku u e-poruci za molbu za posao, popravite je, a zatim ponovno pročitajte prije nego što pritisnete pošalji. Ali i ponovno pročitati radi sadržaja. Ako je vaša e-pošta duga, razmislite o načinima da je učinite sažetijom. A ako je vaša e-pošta kontroverzna ili je napisana u ljutnji, pritisnite 'spremi, ne šalji'. Vratite se na njega nekoliko sati ili dan kasnije i provjerite želite li ga još uvijek poslati.

Ovo može zvučati kao puno posla prije slanja e-pošte, ali ako šaljete učinkovite e-poruke i učinkovitije organizirate svoju e-poštu, otkrit ćete da zapravo imate više vremena, a ne manje.