Važne poslovne vještine za pravne tajnike
••• zoranm / E+ / Getty Images
- Vještine potrebne pravnim tajnicima
- Vrste vještina pravnog tajnika
- Tehnologija
- Interpersonalni
- Pisana komunikacija
- Organizacija
- Transkripcija
- Pozornost na detalje
- Pravni dokumenti i terminologija
- Timski rad
- Multitasking
- Istraživanje
- Više vještina pravnog tajnika
Ne smije se brkati s pomoćnim pravnim osobama, pravni tajnici ispuniti vitalne uloge u odvjetničkim uredima diljem zemlje. Dok pomoćni pravnici često obavljaju odvjetničke dužnosti pod nadzorom odvjetnika, pravni tajnici moraju pratiti sve detalje oko odvjetničkog društva.
Pravo je bilo i uvijek će biti svijet birokracije i semantike. Odvjetnici moraju biti potpuno spremni za svaki pravni postupak. Kao takvi, odvjetnici i pomoćni pravnici uvelike ovise o svojim pravnim tajnicima.
Koje su vam vještine potrebne da biste bili pravni tajnik?
Uloga od pravni tajnici , također poznat kao odvjetnički administrativni pomoćnici ili pravni pomoćnici, evoluirao je u posljednja dva desetljeća. Kao i sve ostalo, tehnologija nastavlja transformirati tradicionalni odvjetnički ured.
Pravni tajnici moraju nadići uobičajene uloge tipkanja i javljanja na telefone kako bi nadzirali visokovrijedne aktivnosti između odvjetnika i klijenata te u pogledu pravnih postupaka.
Pravni sekretari rade što god administrativni asistent bi mogao učiniti , osim što je pravni svijet malo kompliciraniji. Obavljaju tajničke poslove koristeći pravnu terminologiju, postupke i dokumente. Pravni tajnici također pripremaju pravne dokumente i korespondenciju, uključujući pozive, pritužbe, prijedloge i sudske pozive. Oni također mogu pomoći u pravnim istraživanjima.
Vrste vještina pravnog tajnika
Uloge pravnih tajnika s vremenom su se razvile. Ove vještine pomoći će vam da uspijete u pojedinačnim odvjetničkim uredima iu većim odvjetničkim uredima.
Tehnološke vještine
Puno odvjetnici nemaju ni vremena ni stručnosti za dobro upravljanje tehnologijom odvjetničkog ureda. Oslanjaju se na pravne tajnike koji su tehnički potkovani za obavljanje raznih računalnih zadataka kao što su izrada proračunskih tablica, priprema prezentacija, revizija vremenskih tablica, upravljanje fakturama, kreiranje/tipkanje dokumenata, održavanje kalendara i praćenje rokova.
Stoga će najviše imati pravni tajnici koji poznaju razne računalne softverske aplikacije mogućnosti za karijeru . Neke od najčešćih tehnologija koje pravni tajnici moraju ovladati uključuju:
- Softver za obradu teksta
- Microsoft Office Suite
- Prezentacija
- Upravljanje informacijama
- Organizacija digitalnih datoteka
- Softver za sigurnosnu kopiju podataka
- Naplata
- Fakturiranje
- Transkripcija
- Objavljivanje radne površine
- Video konferencija
- Upravljanje e-poštom
Interpersonalne vještine
Pravni tajnici svakodnevno komuniciraju s odvjetnicima, pomoćnim pravnim osobama, osobljem, klijentima, protivnim odvjetnicima, pravosudnim osobljem, dobavljačima i još mnogo toga.
Prvoklasan interpersonalne i komunikacijske vještine bitne su. Osim kontakta licem u lice, tajnice komuniciraju putem e-pošte, telefona i sustava za video konferencije.
- Recepcija
- Telefonski bonton
- Usmena komunikacija
- Emocionalna inteligencija
- Inicijativa
- Formalnost
- Ležaj
Pisana komunikacija
Mislite li da odvjetnici sami sastavljaju svoju pisanu korespondenciju? Razmisli ponovno. Pravni tajnici često su odgovorni za sastavljanje rutinske korespondencije i dosjea, uz lektoriranje pravnih dokumenata za molbe, podneske, otkrivanje i transakcijske svrhe.
Pisanje je sastavni dio posla pravnog tajnika; one koje se razvijaju jake vještine pisanja postat će nezamjenjivi odvjetnicima kojima pomažu.
- Sastav e-pošte
- Slijedeći stroge formate dokumenata
- Pozornost na detalje
- Propratna pisma
- Jake gramatičke vještine
- Transkripcija
Organizacijske vještine
Budući da su pravni tajnici prava ruka odvjetnika, organizacijske vještine bitni su za učinkovito upravljanje odvjetničkom praksom ili korporativni pravni odjel .
Pravni tajnici moraju održavati papirnate i elektroničke datoteke, upravljati projektima, pratiti više rokova, održavati kalendare, zakazivati sastanke, organizirati događaje i održavati sve urednim i dostupnim.
- Pozornost na detalje
- Upravljanje kalendarom
- Upravljanje datotekama
- Upravljanje povjerljivim informacijama
- Transkripcija
- Proces pakiranja i slanja pravnih dokumenata
- Primanje i organiziranje izjava pod prisegom
- Uzimanje bilješki
Vještine prepisivanja
Vještine prepisivanja temelj su tajničke prakse. Osim velike brzine tipkanja (zahtjevi poslodavca variraju od 50 do 100 riječi u minuti), potrebne su vještine aktivnog slušanja za razumijevanje datoteka glasovnog diktata.
Potrebne su jake gramatičke, pravopisne, vokabularne i jezične vještine, kao i razumijevanje pravne terminologije. Kao što je gore spomenuto, tajnice moraju biti stručne u aplikacijama za obradu teksta i opremi za transkripciju.
- Aktivno slušanje
- Tipkanje
- Softver za obradu teksta
- Uređaji za snimanje zvuka
- Memorija
- Pisana komunikacija
Pozornost na detalje
Pozornost prema detaljima ključna je u pravnoj profesiji. Na primjer, upisivanje 600.000 USD u ponudu za nagodbu umjesto 60.000 USD moglo bi koštati vašu tvrtku klijenta. Pravni tajnici rješavaju sitnice svakodnevne pravne prakse, a pozornost posvećena detaljima važna je u gotovo svakom tajničkom zadatku, od izrade nacrta i lektoriranja dokumenata do zakazivanja sastanaka i kalendarskih rokova.
- Uzimanje bilješki
- Pažljiv
- Revizija
- Induktivno Rezoniranje
- Deduktivno zaključivanje
- Unos podataka
- Točnost
- Proaktivan
Poznavanje pravnih dokumenata i terminologije
Koja je razlika između tajnice i a pravnim tajnica? Pravni sekretari su upoznati sa svim stvarima koje se odnose na zakon i sudske postupke. Pojmovi kao što su sudski poziv, pro se i voir dire ne zbunjuju pravne tajnike.
Oni razumiju nijanse pravnog postupka i imaju sposobnost kreiranja i formatiranja podnesaka, otkrića i transakcijskih dokumenata.
- Sudski podnesak
- Amicus Brief
- Žalbeni podnesak
- Kratak odgovor
- Ispitivanja
- Žalbeni postupak
- Oporuke i oporuke
- Pravne pritužbe, žalbe i odgovori
- Odustani od zahtjeva
- Jamstveni list
- Zahtjev za sudske pozive
Timski rad
Timski rad je ključna za ulogu pravnih tajnika u pružanju pravnih usluga. U svim okruženjima prakse – od velikih korporativnih pravnih odjela do samostalnih praktičara – pravni tajnici moraju se udruživati s odvjetnicima, pomoćnim pravnim osobama, tajnicama, kartoteka , dobavljači i drugi za učinkovito pružanje pravnih usluga.
Najučinkovitiji pravni tajnici znaju se slagati sa suradnicima i surađivati s trećim stranama kako bi obavili posao.
- Aktivno slušanje
- Usmena komunikacija
- Pisana komunikacija
- Osjetljivost problema
- Suradnja
Vještine multitaskinga
Većina pravnih tajnika radi za više od jedne osobe na više datoteka.
Istodobno obavljanje više zadataka trebalo bi biti druga priroda za nadležnog pravnog tajnika.
Oni znaju kako uskladiti više zadataka i konkurentskih prioriteta te kako upravljati rastućim radnim opterećenjem u današnjem užurbanom odvjetničkom uredu, gdje jedna osoba često obavlja posao troje.
- Pozornost na detalje
- Upravljanje vremenom
- Određivanje prioriteta
- Delegacija
- Zakazivanje
- Tolerancija na stres
Istraživačke vještine
Pravni tajnici obavljaju internetsko istraživanje za mnoštvo zadataka kao što su pronalaženje uputa, prikupljanje informacija o klijentima, istraživanje konkurencije i lociranje vještaka.
Mnogi pravni tajnici, posebice oni u malim odvjetničkim uredima, također rade pomoćni pravnik dužnosti, uključujući pravno istraživanje, provjeru citata i praćenje sudske prakse. Učenje platformi za pravna istraživanja kao što su Westlaw ili Lexis/Nexis može vam dati konkurentsku prednost.
- Razumijevanje čitanja
- Intervjuiranje
- Uzimanje bilješki
- Uočavanje trendova
- Analiza podataka
- Induktivno Rezoniranje
- Deduktivno zaključivanje
- Softver za istraživanje prava
Više vještina pravnog tajnika
- Rješavanje problema
- Upravljanje društvenim medijima
- Korektura
- Revidiranje
- Izrada nacrta
- Pravopis
- Pravilna uporaba tražilica
- Pisanje izvještaja
- Konačna izrada rukopisa
- Naknade
- Razviti i održavati standardne operativne procedure (SOP)
- Rokovi
- Višejezična
- Prijateljstvo
- Prilagodljivost
- Učinkovitost
- Kritičko razmišljanje
- Usklađenost
- Knjigovodstvo
- Profesionalizam
- Služba za korisnike
- Elastičnost
- Pretkrivični sporazumi
- Fax strojevi
- Održavati pravne knjižnice
- Upravljanje spisima predmeta
- LexisNexis
- KONJ
Kako istaknuti svoje vještine
Dodajte relevantne vještine svom životopisu: Biti siguran u istaknite gore navedene vještine u svom sažetku i radnu povijest. Odvjetničkim uredima je stalo do vašeg iskustva i pažnje posvećene detaljima, posebno u načinu na koji sastavljate svoj životopis.
Istaknite vještine u svom propratnom pismu: Ne trošite riječi u svom pismu. Budući da je kreiranje popratnih pisama značajan dio vašeg posla kao pravnog asistenta, držite se točke i pokažite svoju sposobnost da budete jasni i izravni .
Koristite riječi vještina na razgovoru za posao: Budite spremni razgovarati o vrstama projekata koje ste vodili u drugim ulogama bez kršenja povjerljivosti klijenta u drugim odvjetničkim uredima. Nemojte se bojati opisati kako ste koristili gore navedene vještine u drugim ulogama izvan pravnog svijeta ako je iskustvo primjenjivo na ulogu koju tražite.
Izvori članka
Američki ured za statistiku rada. ' Pravni tajnici i administrativni pomoćnici .' Pristupljeno 20. veljače 2021.