Traženje Posla

Profesionalne smjernice za pisanje pisama i e-pošte

Pogled sa strane na poslovnu ženu koja drži pismo i sjedi za stolom

••• JohnnyGreig / Getty Images



SadržajProširitiSadržaj

Koji je najbolji način za pisanje pisma? Rade li papirna pisma i dalje ili je e-pošta bolja opcija? Ne postoji jedan najbolji način komunikacije. U nekim slučajevima ima smisla komunicirati putem e-pošte, u drugim slučajevima možda ćete morati slati tradicionalna otkucana, tiskana i potpisana pisma.

Što ćete odabrati ovisi o tome s kim komunicirate i svrsi vaše korespondencije.

E-pošta je brža i lakša, ali neke poruke e-pošte nikada se ne otvaraju i, ovisno o tome kome pišete i zašto pišete, možda ćete morati poslati otkucano i potpisano pismo ili ga čak prenijeti na internet.

Vrsta poruke koju odaberete ovisi o tome s kim komunicirate i svrsi vaše korespondencije.

Profesionalne smjernice za pisanje pisama i e-pošte

Ovdje su smjernice za pisanje pisama i poruka e-pošte, uključujući kako pisati, formatirati i lektorirati svoja pisma, s primjerima različitih vrsta poslovnih pisama.

Što uključiti u pismo ili e-poštu

Bez obzira na to kako komunicirate, dobro napisana pisma uključuju nekoliko odjeljaka. Što ćete uključiti u svaki odjeljak i kako je dokument oblikovan ovisit će o tome šaljete li otkucano pismo ili poruku e-pošte.

Ovaj vodič za pisanje pisama uključuje ono što bi trebalo biti navedeno u svakom dijelu pisma, kako adresirati i potpisati tipkanu komunikaciju i komunikaciju e-poštom, formate i izglede pisama te primjere i predloške.

Dijelovi pisma

  • Kontakt informacije
  • pozdrav (pozdrav)
  • Tijelo pisma
  • Zatvaranje
  • Potpis

Kontakt informacije
Način na koji ćete uključiti svoje kontakt podatke razlikuje se ovisno o načinu na koji šaljete svoje pismo. Kada pošaljete poruku e-pošte, vaši kontakt podaci bit će na kraju poruke umjesto na vrhu stranice.

Primjeri pozdrava
Pozdrav je pozdravni dio vašeg pisma. Evo popisa primjera pozdrava koji dobro funkcioniraju za profesionalnu korespondenciju.

Tijelo pisma

Tijelo vašeg pisma sadržavat će nekoliko odlomaka.

  • Prvi odlomak trebao bi sadržavati uvod i kratko objašnjenje razloga za pisanje.
  • Drugi odlomak (i ​​svi sljedeći odlomci) treba dodatno objasniti vaše razloge za pisanje.
  • Posljednji odlomak bi trebao ili zahtijevati radnju od čitatelja, ako nešto tražite, ili navesti kako ćete dalje postupati.

Budite sigurni da je svrha vašeg pisma jasna. Čitatelj će morati znati što tražite i kako vam može pomoći. Ili, ako nudite usluge ili pomoć ono što možete pružiti čitatelju.


Zatvaranje
Pismo se zatvara izrazom poput 'S poštovanjem' ili 'S poštovanjem' iza kojeg slijedi zarez, a zatim vaš potpis ako šaljete otkucano pismo. Ako šaljete poruku e-pošte, jednostavno upišite svoje ime nakon zatvaranja. Ovdje je popis primjera završnih pisama koji su prikladni za poslovnu korespondenciju i korespondenciju vezanu uz zapošljavanje.

Potpis

Završni detalj vašeg pisma je vaš potpis, koji će u e-poruci sadržavati vaše kontakt podatke.

Kako adresirati pismo
Važno je službeno se obratiti osobi kojoj pišete, osim ako je dobro poznajete. Evo kako uputiti pismo, uključujući generičke informacije koje možete koristiti ako nemate osobu za kontakt u tvrtki.

Formatiranje vaše korespondencije

Sada kada imate sve informacije koje trebate uključiti, pregledajte standardni format za pisma i poruke e-pošte:

Smjernice za pisanje pisama

Sljedeći korak je dotjerati svoje pismo, tako da ima dovoljno prostora između pasusa i vrha i dna stranice. Također ćete htjeti odabrati čitljiv, profesionalni stil i veličinu fonta. Ono što ćete reći ovisit će o razlogu zbog kojeg pišete, stoga budite sigurni da svoje pismo prilagodite vašoj osobnoj i profesionalnoj situaciji.

Ovdje su vodiči korak po korak za pisanje niza različitih vrsta slova, uključujući margine stranice, fontove, razmake i pojedinosti o tome što treba uključiti, zajedno s primjerima svakog od njih.

Primjeri i predlošci

Korištenje predloška izvrstan je način za pokretanje vlastitog pisma ili poruke e-pošte jer počinjete s osnovnim formatom. Jednostavno unesite svoje podatke u odgovarajući dio pisma.

Gledanje primjera također je korisno jer ćete u vlastitoj korespondenciji dobiti ideje što reći.

Uzorci pisama
Uzorci pisama uključujući poslovna pisma, propratna pisma, pisma zahvale za intervju, dodatna pisma, pisma o prihvaćanju i odbijanju posla, pisma ostavke, pisma zahvalnosti, poslovna pisma i više uzoraka i predložaka pisama.

Primjeri poruka e-pošte
Zapošljavanje, traženje posla i primjeri poslovnih e-poruka, plus predlošci e-pošte, primjeri formatiranih poruka i predmeti, pozdravi i primjeri potpisa.

Lektura i provjera pravopisa

Konačno, prije nego što ispišete ili prenesete svoje pismo ili pošaljete poruku e-pošte, provjerite pravopis, gramatiku i lektorirajte ga. Savjet kako biste bili sigurni da nema grešaka je da ga pročitate naglas. Možda ćete primijetiti pogreške koje niste uhvatili pregledavajući ga jednostavnim gledanjem.