10 najboljih pitanja za intervju s recepcionerom i najboljih odgovora

Kako se pripremiti za razgovor s recepcionerom

•••

Getty Images

SadržajProširitiSadržaj

• Pitanja za intervju s recepcionerom
• Savjeti za odgovaranje na pitanja na intervjuu
• Pitanja koja treba postaviti intervjueru
• Kako ostaviti najbolji dojam

U mnogim organizacijama, recepcioneri su lice tvrtke. Svaki novi klijent, kandidat za posao, zaposlenik ili dobavljač treće strane će proći ili se prijaviti kod recepcionara, pa poslodavci željno pronalaze nekoga tko će biti odgovoran, prijateljski nastrojen i smiren.

Uzmite si vremena i pregledajte pitanja koja će vam se najvjerojatnije postaviti tijekom intervjua, primjere kako odgovoriti i savjete kako ostaviti najbolji dojam tijekom razgovora za posao.

10 tipičnih pitanja postavljenih u intervjuu s recepcionerom

Ovdje ćete pronaći često postavljana pitanja za recepcionere, uzorke odgovora i savjete što reći tijekom intervjua.

1. Što radite da biste ostali u brzom radnom okruženju?

Što žele znati: Vaš sugovornik želi biti siguran da možete pratiti korak. Vjerojatno je nebitno kako ćete to učiniti, ali trebali biste imati spreman jasan i siguran odgovor .

Prva stvar koju činim je da ostanem miran, budući da izbezumljen, stresan stav nije od pomoći i nije dobar izgled pred osobljem ili klijentima. Nastojim trijažirati zadatke, tako da uvijek prvo radim na najvažnijem zadatku. Obično je to sve što uključuje jednog od klijenata tvrtke. Također, vodim popis svega što trebam učiniti, kako ne bih zanemario neke važne obaveze.

Proširiti

2. Kako organizirate svoj dnevni raspored?

Što žele znati: Kako organizirate svoj dan zapravo nije bit. Poanta je pokazati da ste dobro organizirani i da ćete sve svoje dužnosti obaviti kompetentno i na vrijeme.

Svaki dan počinjem sastavljanjem popisa svega što trebam postići. Provjeravam u svom kalendaru sve sastanke ili sastanke, tako da mogu biti svjestan njih i dobiti pokrivenost na recepciji ako je potrebno. U mom poslu komunikacija je ključna, stoga se stalno javljam na telefon i provjeravam e-poštu ima li novih zahtjeva, a zatim u skladu s tim ažuriram svoj popis obaveza s dodatnim zadacima.

Proširiti

3. Koju ulogu ima recepcionar u prvom dojmu korisnika o organizaciji?

Što žele znati: Vaš intervjuer mora biti siguran da razumijete poziciju za koju se prijavljujete, ali ovo pitanje može biti i kulturno, dotičući se vaše filozofije rada.

Recepcionar može ostaviti velik dojam - pozitivan ili negativan - na kupce. Budući da sam jedan od prvih ljudi koje kupci vide, frustrirajuća ili loša interakcija može stvarno pokvariti njihovo mišljenje o tvrtki ili cjelokupnom iskustvu koje su imali. Meni je to slično kao kad te domaćin dočeka u restoranu. Ako se čine izbezumljenim ili se ponašaju grubo, kasnije se može osjećati kao da vaša hrana jednostavno nema tako ukusan okus. Zato uvijek pazim da ljude dočekam s osmijehom na licu i pobrinem se da se svi kupci osjećaju kao da su dobili moju punu pažnju.

Proširiti

4. Recite mi o jednom trenutku kada ste imali posla s ljutitim kupcem ili gostom, bilo telefonom ili osobno. Kako ste se nosili sa situacijom?

Što žele znati: Ovo je jedno od nekoliko pitanja koja vam se mogu postaviti o tome kako se nosite sa stresnim i teškim uvjetima. Također bi vas mogli pitati kako ste reagirali na kriminalne ili neetičke aktivnosti. Budi iskren. Nemojte pretjerivati, a također se nemojte kratiti.

Kao recepcionar u liječničkoj ordinaciji, često sam telefonom razgovarao s frustriranim pacijentima. Jednom je žena bila toliko bijesna da je odjel za naplatu nije nazvao isti dan, da je počela vrištati na mene na telefon. Bilo je neugodno! Ono što pokušavam učiniti u tim situacijama jest razmisliti o tome koliko se osoba mora osjećati pod stresom da bi se tako ponašala. Nakon minute njezinog vika, rekao sam: 'Mora da si jako frustrirana. Možete li mi reći više o tome što se događa?' To je pomoglo usporiti razgovor i smanjiti njezinu glasnoću. Objasnila mi je cijelu situaciju, a ja sam je uvjeravao da je naša osoba za naplatu samo za taj dan i da će se javiti. Također sam joj rekao da ću staviti bilješku na stol osobe za naplatu, tražeći od nje da ponovno nazove ženu kao njen prvi zadatak. Do kraja razgovora bila je mnogo smirenija, te se ispričala za ranije teške riječi.

Proširiti

5. Jeste li spremni raditi prekovremeno?

Što žele znati: Ako niste voljni raditi prekovremeno, recite to. Ako ste voljni raditi prekovremeno, ali samo u određenim granicama, recite i to. Da, postoje tvrtke u kojima će vas nerad prekovremeno koštati posla. Ali preuzeti obvezu koju ne možete ispuniti ili se dovesti u poziciju u kojoj morate žrtvovati svoju dobrobit ili dobrobit svoje obitelji za svoj posao, nije prihvatljiva opcija. Potreban vam je posao koji odgovara vašoj dostupnosti.

Ugodno mi je raditi prekovremeno nekoliko puta mjesečno, pod uvjetom da imam dan unaprijed. Imajući heads-up, lakše mi je preurediti svoje planove. U krajnjem slučaju, vrlo vjerojatno mogu odraditi i prekovremeni rad u istom danu, ali stvarno bih više volio imati dan unaprijed.

Proširiti

6. Koliko je zaposlenika radilo u vašem zadnjem uredu?

Što žele znati: Anketar želi znati u kakvom ste okruženju radili, u usporedbi s tvrtkom s kojom razgovarate i je li vam ugodno raditi na malim i/ili velikim radnim mjestima.

U mom posljednjem uredu radilo je petero zaposlenih. To je dovoljno malo da se pomalo počnemo osjećati kao obitelj. Znate, svi su znali da Martha u odjelu za naplate treba dvije šalice kave prije nego što možete postavljati komplicirana pitanja. Prije toga, međutim, moj ured je bio prilično velik - 60 zaposlenika. Osjećao sam se ugodno u oba okruženja, iako je prvi mjesec u velikom uredu bio pomalo izazovan jer sam morao shvatiti tko je što radio i kamo usmjeriti pozive s puno dostupnih opcija.

Proširiti

7. Opišite svoje prethodne dužnosti kao administrativni pomoćnik, tajnik ili recepcionar.

Što žele znati: Anketar želi proći kroz odgovornosti koje ste naveli u svom životopisu i potvrditi da se uklapaju u poziciju koja se nudi. Ovo je također dobra prilika da proširite točke istaknute u vašem radnom iskustvu.

Kao recepcionar u ABC Financialsu, bio sam prva osoba za kupce. Javio sam se na opću telefonsku liniju, kao i na telefone pet potpredsjednika tvrtke. Također sam bio zadužen za primanje paketa i distribuciju pošte, pozdravljanje i pratnju kupaca i dobavljača do soba za sastanke, te praćenje e-mail adrese tvrtke s općim informacijama. Imao sam i puno administrativnih obaveza: vodio sam kalendare tih potpredsjednika, organizirao njihova poslovna putovanja i pomogao u izradi i usavršavanju PowerPoint prezentacija i drugih materijala za distribuciju na događajima.

Proširiti

8. Kako dajete prioritet pozivima, klijentima, isporukama i drugim problemima koje morate odmah riješiti?

Što žele znati: The intervjuer želi znati koliko ste dobri u obavljanju više zadataka , organiziranje vremena i određivanje prioriteta zadataka. Ovo je također dobra prilika da istaknete kako ste se suočili s više prioriteta i objasnite kako ste ih sve riješili.

Multitasking je neophodan kada je ured zauzet. Kad god nije nepristojno, trudim se obaviti nekoliko zadataka u isto vrijeme. Na primjer, lako mogu odgovoriti na telefonski poziv dok potpisujem paket od dostavljača. Kada multitasking nije moguć, stavljam svoj fokus na klijente i kupce kao prioritet broj jedan. Ako je potrebno, pitat ću ih mogu li mi dati minutu da prvo obavim još jedan zadatak—i, ako su stvari stvarno zauzete, pokušat ću pozvati kolegu zaposlenika da mi osigura pokriće.

Proširiti

9. Koliko su jake vaše kompjuterske vještine?

Što žele znati: Anketar želi da potvrdite koje računalne vještine posjedujete, je li vaša razina vještina kompatibilna s očekivanjima tvrtke i koje programe vam najviše odgovara. Ako je moguće, prije intervjua dobro je istražiti koje programe tvrtka koristi.

Imam vrlo jake računalne vještine. Osim što sam upoznat s Microsoft Officeom, također sam u svojoj posljednjoj ulozi obavljao ažuriranja web stranice tvrtke, tako da mi je ugodno koristiti i WordPress. Kada počnem koristiti novi program ili aplikaciju, obično otkrijem da se na većinu mojih pitanja može odgovoriti online pretraživanjem, iako cijenim i tutorial od kolege s posla.

Proširiti

10. Recite mi nešto o svom iskustvu s korisničkim uslugama.

Što žele znati: Anketar želi pregled vašeg iskustva s korisničkom službom – koliko godina, konkretne primjere i koje vještine možete koristiti za rješavanje problema.

Od mladosti radim u službi za korisnike. Moj prvi posao bio je rad u knjižari, gdje sam pomagao kupcima da pronađu knjige i ponekad pokrivao blagajnu. Za vrijeme fakulteta imala sam i honorarni posao u maloprodaji, ovaj put, prodavajući odjeću. Zatim sam se, naravno, kao recepcioner u tvrtki ABC bavio i kupcima, iako u toj ulozi nisam izravno prodavao. Osjećam se vrlo ugodno u interakciji s klijentima i rješavanju njihovih problema, bilo da je riječ o pronalaženju knjige koju traže ili promjeni vremena sastanka s direktorom.

Proširi 1:53

Gledajte sada: Kako odgovoriti na 4 uobičajena pitanja za intervju s recepcionerom

Savjeti za odgovaranje na pitanja recepcionara

Najbolji recepcionari su orijentirani na detalje, organizirano , i izvrsni komunikatori . Stoga bi se kandidati trebali pojaviti spremni odgovoriti na pitanja otvorenog intervjua koja će procijeniti iskustvo, poznavanje alata na radnom mjestu, procesa i skupa vještina—uključujući rad s korisničkom službom, multitasking i sposobnost brzog prosuđivanja.

U ovom slučaju, anketari ne traže nužno odgovore s da ili ne. Umjesto toga, očekuju da kandidati odgovore konkretnim primjerima koji opisuju kako su se nosili s prošlim situacijama na radnom mjestu i postavljaju pažljivo istražena pitanja o prioritetima, očekivanjima, ciljevima i izazovima tvrtke.

Zbog sve većeg tehnološkog napretka na radnom mjestu, recepcionari također moraju imati jake tehničke vještine. Trebali biste imati iskustva u korištenju telefonskih sustava i uredskih strojeva kao što su pisači, fotokopirni uređaji, skeneri i faks strojevi (da, još uvijek), uz računalne aplikacije poput MS Officea i softvera specifičnog za industriju.

7 pitanja koja treba postaviti sugovorniku

Anketari će očekivati ​​da postavljate pitanja. Evo popisa pitanja koja možete postaviti tijekom ili na kraju intervjua:

1. Možete li mi reći više o svakodnevnim odgovornostima ove pozicije?
2. Koje kvalitete tražite u osobi koju želite zaposliti za tvrtku?
3. Koja su vaša očekivanja od ovog posla i kako mjerite uspjeh?
4. Zašto je posljednja osoba koja je obavljala ovaj posao otišla?
5. Kome odgovara ova pozicija?
6. Koje su mogućnosti za napredovanje u karijeri u tvrtki?
7. Nudi li tvrtka ikakve mogućnosti za obuku zaposlenika?

Kako ostaviti najbolji dojam

Mjesto recepcionara može se smatrati početnim, ali može biti i prvi korak na korporativnoj ljestvici. Potencijalnog poslodavca privući će osoba sa samopouzdanjem i samopouzdanjem. Često ćete biti prva osoba koju će njihovi klijenti ili pacijenti sresti kada prvi put uđu u ordinaciju.

Budite sigurni da je vaš prvi dojam najbolji što može biti. evo kako se pripremiti za intervju . Uz izvanredan životopis, odvojite vrijeme za odijevanje uloge na intervjuu. Ako dobijete posao, bit ćete prva osoba i važno je pokazati poslodavcu svoj profesionalni imidž.

Ako niste sigurni što odjenuti na intervju, pogledajte ove savjete kako se odjenuti za intervju . Ako su i vaš životopis i vaša profesionalna odjeća na mjestu, a spremni ste odgovoriti na vjerojatna pitanja, uspjet ćete dobiti poziciju za koju razgovarate.