Tko bi trebao pregledati i potpisati pismo ponude kandidatu za posao?

Voditelj ljudskih potencijala možda nije vaš najbolji izbor

••• Lane Oatey / Blue Jean Images / Getty Images

SadržajProširitiSadržaj

• Tko bi trebao pregledati i potpisati ponudu
• Iznimke od preporučene prakse
• Menadžer ljudskih resursa pregledava sve ponude za posao?

Koja razina zaposlenika ili menadžera za ljudske resurse se očekuje da pregleda i potpiše pismo ponude koje je pripremio HR asistent? Koliko bi mjeseci trebao trajati ovaj proces revizije ako je HR asistent novi zaposlenik, upitao je čitatelj? Što ako je HR asistent iskusan zaposlenik?

Prilikom potpisivanja, treba li to biti HR pomoćnik koji priprema pismo ponude ili zaposlenik ili menadžer na višoj razini koji pregleda pismo ponude (ako se očekuje da će doći do pregleda?)

Odgovor HR-a tko bi trebao pregledati i potpisati pismo ponude kandidatu za posao

Odgovori na ova dva pitanja su isključivo mišljenja, budući da u odgovore nisu uključena nikakva pravna pitanja. Jednom, radeći kao privremeni direktor za ljudske resurse za malu proizvodnu tvrtku, između odlaska bivše HR osobe i preuzimanja novog direktora, HR pomoćnik je poslao pismo ponude s pogrešnim ponuda plaće .

Ta se pogreška odmah prepoznala kada je pismo izvučeno iz gomile dokumenata koji su čekali završnu reviziju. Plaća ponuđena kandidatu bila je preniska za posao.

Razgovarajte o trenutnoj točki učenja.

U nekim organizacijama menadžer za ljudske resurse, direktor ili potpredsjednik – nikad pomoćnik za ljudske resurse – potpisuje Ponuda za posao pisma koja idu kandidatima, to je loša praksa u privatnom sektoru. Nije osoba za ljudske resurse ta koja daje ponudu. Osoba za ljudske resurse savjetuje se s menadžer za zapošljavanje koji bi trebao donijeti konačnu odluku o kandidatu i potpisati pismo ponude za posao .

Pismo ponude je predanost menadžera novom zaposleniku. Dajući ponudu, on ili ona potvrđuje svoju predanost uspjehu novog zaposlenika. Doček novog zaposlenika dio je cjelokupnog procesa zapošljavanja, odabira i zapošljavanja. Sve su one komponente proces onboardinga .

Ponuda za posao je još jedan dio dobrodošlice novom zaposleniku u vašoj organizaciji i da se novi zaposlenik osjeća željenim. Šalje snažniju poruku kada dolazi od novog šefa budućeg zaposlenika. Ima veću težinu i više se cijeni kada pismo ponude za posao dolazi od menadžera nove osobe. To je početak dugoročne veze.

Iznimke od preporučene prakse u pregledu i potpisivanju ponude za posao

U javnom sektoru, u tvrtkama s popisa Fortune 500 i na radnim mjestima koje zastupa sindikat, ova praksa može se razlikovati. Kada je organizacija velika i zaposlenici su raštrkani na mnogo lokacija, logistički, to dodaje vrijeme i zbrku proces izrade ponuda za posao .

Veće organizacije imaju dodatni izazov konzistentnosti na više lokacija, tako da velik dio sistematizacije praksi zapošljavanja ovisi o ljudskim resursima. Kako bi odabir kandidata bio pravno obranljiv, prakse zapošljavanja i zapošljavanja trebaju dosljednost na svim lokacijama.

Na radnom mjestu koje zastupa sindikat, posebno u javnom sektoru, menadžer možda neće imati konačnu riječ o tome tko će dobiti posao. Može biti ugovorno određuju čimbenici kao što su staž i obrazovanje. U tim slučajevima također ima smisla da papire dolaze od osoblja za ljudske resurse. Oni su odgovorni osigurati da radni uvjeti i praksa budu u skladu s ugovorom.

U bilo kojem od ovih slučajeva, HR bi trebao zamoliti svog odvjetnika da pregleda format pisma ponude i postupak kako bi se osiguralo da su ispravni, zakoniti i da štite poslodavce. Međutim, osim ako se pismo ponude razlikuje od standardnog formata, obično nema potrebe tražiti od odvjetnika da pregleda svako pojedinačno pismo.

Trebaju li menadžer za ljudske resurse ili direktor pregledati sva pisma ponude za posao?

Bilo koji dokument od menadžera ili voditelja ljudskih resursa koji obvezuje tvrtku pravno ili financijski mora biti pregledan od strane HR menadžera ili direktora ili iznad. Evo zašto.

• Pismo ponude i mnogi drugi dokumenti koje šalju HR djelatnici zakonski obvezuju tvrtku. Naravno, kada se pronađe pogreška od 10.000 USD, možete povući ponudu i objasniti da je to pogreška u pisanju koju je napravio neiskusni zaposlenik. Ali zašto otvarati tvrtku situaciji u kojoj se mora produžiti izmijenjena ponuda plaća? An nesretni novi zaposlenik ipak bi mogao prihvatiti posao , ili biste mogli izgubiti savršenog kandidata koji je ispuhan i ranjen zbog pogreške. Osim toga, to bi moglo otvoriti vašu tvrtku za potencijalne pravne radnje.
• Ispoštovati pogrešnu ponudu za posao, koristeći isti primjer, jednako je neprivlačno. Prije nego što je tvrtka proširila ponudu, netko je u HR-u istražio tržište, pregledao što rade drugi zaposlenici na sličnim poslovima i zaključeno s odgovarajućom ponudom za posao . Dakle, posljedice su daljnje ako drugi zaposlenici saznaju za razliku u plaćama.
• Bez obzira na razinu iskustva HR asistenta koji bi u HR uredu trebao pripremiti ponudu za slanje, pametan je drugi par očiju koji pregleda sve što bi potencijalno moglo financijski obvezati tvrtku ili otvoriti vrata pravnom postupku. Organizacije očekuju više budnosti i nadzora od zaposlenika koji su tituli menadžer ili direktor .
• DO neuspjeh u komunikaciji može rezultirati netočnim uvjetima zapošljavanja koji nisu dogovoreni ili obećani kandidatu. Na primjer, HR pomoćnik može znati da bi posao platio 40.000 dolara ali u procesu pregovaranja , kandidatu je ponuđeno više plus bonus za potpisivanje i, u svakodnevnom prometu, menadžer nije rekao pomoćniku za ljudske resurse. Kada kandidat za posao dobije pogrešnu ponudu, on ili ona je ponovno ocjenjivanje integriteta vaše tvrtke . Stvorite prepreku prihvaćanju koja je bila nepotrebna jer se kandidat brine kako se nositi sa situacijom.
• Dokumenti koji idu ljudima koje pokušavate zaposliti u svoju tvrtku moraju biti besprijekorni. Oni signaliziraju poruku potencijalnom zaposleniku o tome kulture vaše firme . Čak i tipkarska pogreška može dati kandidatu pauzu. Kopija dokumenta će također živite u dosjeima svoje tvrtke godinama . Dakle, u većini slučajeva, drugi par očiju koji pregledavaju dokument je pametna praksa.

Pregled i nadzor dokumenata koji financijski ili potencijalno, pravno obvezuju tvrtku, nije kritika znanja, iskustva ili marljivosti HR asistenta. To je pametna poslovna praksa iz svih ovih razloga.

Napomena o ponudama za posao: HR bi trebao zamoliti svog odvjetnika da pregleda format pisma ponude i proces kako bi se uvjerio da su ispravne, zakonite i da poslodavcu pružaju pravnu zaštitu. Međutim, osim ako se pismo ponude razlikuje od standardnog formata, obično nema potrebe tražiti od odvjetnika da pregleda svako pojedinačno pismo ponude.

Čitaj više: Pitanja i odgovori o ljudskim potencijalima, menadžmentu i radu

Odricanje: Imajte na umu da za navedene informacije, iako su vjerodostojne, ne jamči se točnost i zakonitost. Stranicu čita publika širom svijeta i zakona o zapošljavanju a propisi se razlikuju od države do države i od zemlje do zemlje. Molim potražiti pravnu pomoć , ili pomoć državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije služe za smjernice, ideje i pomoć.