Menadžment I Vodstvo

Pisanje za posao

Poslovna žena koja piše na papiru u svom uredu.

•••

Sam Edwards / Getty Images

Svrha poslovnog pisanja je prenijeti informacije nekome drugome ili zatražiti informacije od njih. Da biste bili učinkoviti u pisanju za posao, morate biti potpuni, sažeti i točni. Vaš tekst treba biti napisan na način da čitatelj može lako razumjeti što mu govorite ili pitate.

Puno pisanje jer posao je neuredan, loše napisan, neorganiziran, pun žargona i nepotpun. Često je ili predugo ili prekratko. Svi ovi atributi doprinose neučinkovitom poslovnom pisanju.

Bilo da jesi pisanje prodajnog prijedloga, e-mail svom šefu ili priručnik s uputama za softverski paket, postoje određeni koraci koje morate slijediti da biste bili učinkoviti. Slijedite ovih pet koraka:

  1. Organizirajte svoj materijal
  2. Uzmite u obzir svoju publiku
  3. Zapišite svoje misli
  4. Lekturirajte svoj materijal
  5. Uredite svoj materijal

Organizacija je ključna

Ako ne organizirate svoj materijal, neće dobro teći i neće imati smisla. Pisanje može biti jednostavno ili komplicirano. Kada pišete e-poruku kojom najavljujete sastanak osoblja, ovo je jednostavno kao prikupljanje misli. S druge strane, vjerojatno ćete morati razviti složeni nacrt prije gotovog materijala ako pišete rezultate revolucionarnog farmaceutskog ispitivanja. Bez obzira na zadatak, bez odgovarajuće razine organizacije (čak i organiziranja svojih misli), možda nećete uključiti sve što trebate ili propustiti da date istaknutost najvažnijim temama.Propusti ili netočan fokus učinit će vaše poslovno pisanje manje jasnim.

Upoznajte svoju publiku

Prije nego počnete pisati, razmislite o ciljnoj publici. Na primjer, prezentacija o novom 401(k) programu vaše tvrtke može imati isti nacrt kada se daje vašem financijskom direktoru kao i zaposlenicima, ali razina pojedinosti koje uključite varirat će. Također morate uzeti u obzir ton. Brza e-poruka vašem timu, podsjećajući ih na godišnji izbor tvrtke, neće imati isti ton kao vaša poruka u vezi s godišnjim izvješćem vaše tvrtke.

Također, zapamtite da hoćete učinkovitije komunicirati svojoj publici ako se usredotočite na ono što želite da čuju, a ne na ono što ćete reći.

Riječ o dobrom pisanju

Dobri pisci imaju različite stilove pisanja. Neki radije sve napišu, a zatim se vrate i uređuju. Drugi radije uređuju kako idu. Ponekad njihov preferirani stil varira ovisno o tome što pišu.

Dok pišete (ili kada uređujete) vodite računa o duljini. Trebali biste upotrijebiti dovoljno riječi kako biste svoje značenje razjasnili, ali nemojte koristiti nepotrebne riječi samo da biste ga učinili cvjetnim. Poslovno pisanje mora biti jasno i sažeto, a ne opsežno i cvjetno. Zapamtite, nitko u poslu nema vremena za čitanje više nego što je potrebno.

S druge strane, nemojte činiti svoj komad prekratkim. Morate napisati dovoljno da vaše značenje bude jasno i da ne bude pogrešno shvaćeno. Zamislite da je dio opreme u skladištu označen kao 'rabljen, ali dobar'. Bilo bi nejasno znači li to da je dio opreme puno korišten ili da dio opreme više nije nov, ali još uvijek funkcionalan. Nekoliko dodatnih riječi bi razjasnilo značenje. Također, izbjegavajte korištenje žargona ili kratica jer različitim čitateljima mogu značiti različite stvari.

Lektura i uređivanje

Bez obzira na vaš stil pisanja, svi pisci moraju lektorirati i uređivati ​​sav pisani materijal, čak i e-poštu. Nakon što završite s pisanjem, lektorirajte svoj rad. Tada ćete ga možda morati urediti. Lektura je ponovno čitanje onoga što ste napisali kako biste bili sigurni da su sve riječi u vašoj glavi ispravno došle na papir. Budući da naš mozak radi brže od naših prstiju, možete izostaviti riječi, izostaviti završetak ili koristiti pogrešan homonim (npr. 'tamo' umjesto 'njihov'). Lektura hvata ove pogreške. Očigledno je da je lektoriranje e-pošte u jednom retku jednostavno i možda će biti dovoljno samo da je pogledate dok tipkate.Međutim, ako pišete priručnik s uputama, vaše će lektoriranje biti kompliciranije i potrajati dulje.

Nakon što ste lektorirali svoj materijal, vrijeme je za uređivanje. Ponekad se lektura i lektoriranje mogu obavljati istovremeno, ali je učinkovitije kada se rade uzastopno.

Razlog zašto uređujete je da popravite ili promijenite ono što ste napisali kako bi materijal zvučao (i čitao) bolje. Kada pišete za posao, to znači ispraviti pogreške i učiniti tekst što jasnijim i sažetijim.

Ne pišeš roman

Kad pišete poslovno, ne pišete sljedeći 'veliki američki roman'. Vaše pisanje treba biti onoliko opisno koliko je potrebno, ali ne morate slikati živopisne riječi koristeći puno velikih riječi i govornih figura. Ako mislite na 'staklene kuće', nemojte pisati 'staklene kuće', napišite 'staklene kuće'.