Menadžment I Vodstvo

Kako voditi učinkovite sastanke tima

SadržajProširitiSadržaj

Slika Maddy Price The Balance 2019

Učinkoviti sastanci su zanimljivi, energični događaji na kojima članovi tima rade zajedno na donošenju odluka ili rješavanju problema. Nažalost, čini se da je previše sastanaka na kojima prisustvujemo upravo suprotno. Najgori sastanci dovode vrijeme do puzanja ostavljajući sve mentalno i emocionalno iscrpljene i više nego pomalo frustrirane. Razlika je u tome kako se sastanci planiraju i izvode.

Najbolji menadžeri shvaćaju važnost ovih događaja i shvaćaju da je za stvaranje sjajnog sastanka potrebno planiranje i promišljen trud. Ovaj članak nudi deset savjeta koji će vam pomoći da iskoristite ovo dragocjeno vrijeme za suradnju sa svojim timom. Evo savjeta kako ojačati sastanke svog tima.

Imajte pozitivan stav o sastancima

To je najvažnija stvar koju menadžer može učiniti kao vođa kako bi poboljšao sastanke tima. Iznenađujuće je koliko menadžera s ponosom izjavljuje da ne voli sastanke, ali da bi postigli značajne rezultate, rješavali probleme, donosili odluke, informirali, inspirirali, surađivali i motivirali, menadžeri trebaju raditi s ljudima.

To znači povremeno okupiti te ljude u sobi ili na konferencijskom pozivu i razgovarati s njima. Upravljanje nije sjedenje u uredu sa zatvorenim vratima i slanje e-pošte. Kao vođa, pokušajte na sastanke gledati kao na manifestaciju vodstva. Vrijeme je za voditeljstvo, a ne nešto čega se treba bojati kao odlazak zubaru.

Zapamtite, Vi ste vlasnik sastanka

Nemojte delegirati planiranje dnevnog reda administrativnom pomoćniku ili drugom članu tima. Kao vođa, jest tvoj sastanak za planiranje i pokretanje. Da biste se postavili u ispravno raspoloženje, postavite i odgovorite na sljedeće pitanje: 'Nakon ovog sastanka, što želim da ljudi nauče, postignu ili riješe?'

Uvijek pripremite dnevni red

Sve što ćete ikada pročitati o učinkovitim sastancima na radnom mjestu uključuje savjete o tome priprema dnevnog reda . Ipak, svi smo se pojavili na sastanku na kojem nema dnevnog reda. Čin planiranja dnevnog reda pomaže u fokusiranju i identificiranju prioritetnih tema za sastanak.

Zatražite doprinos na dnevnom redu

Iako je razvoj dnevnog reda glavna odgovornost menadžera, članovi tima mogu biti pozvani da daju svoje stavke dnevnog reda. Pošaljite poziv za ideje nekoliko dana prije sastanka.

Začinite to

Unesite malo raznolikosti u format. Evo nekoliko stvari koje možete učiniti začinite svoje sastanke tima :

  • Pozovite goste govornike
  • Slavite nešto
  • Provedite okrugli stol za učenje - neka članovi tima izmjenjuju jedni druge podučavajući nešto
  • Pogledajte Ted Talk koji je relevantan za dnevni red sastanka
  • Pokrenite aktivnost izgradnje tima
  • Promijenite lokacije (razmislite o odlasku sastanka izvan mjesta)
  • Donesite neku zabavnu ili zanimljivu hranu
  • Imajte sastanak s jednom točkom dnevnog reda
  • Zatražite munjevita ažuriranja
  • Uključite tim u mozganje
  • Zamijenite stolice ili se presvucite bilo što da razbije monotoniju

Ostavite malo prostora za spontanu kreativnost i angažman

Nemojte trpati toliko stavki na dnevni red da se mučite da ga dovršite. Umjesto toga, ostavite malo prostora na kraju za spontanu raspravu. Ako sastanak završi rano, neka svi idu ranije. Svi također cijene nađeno vrijeme.

Koristite sastanke tima za suradnju

Umjesto da samo dijelite informacije, pokušajte riješiti problem ili surađivati ​​s grupom na donošenju odluke. Da, to je izazovno i može biti neuredno, ali tu dobivamo najveću vrijednost od sastanaka.

Osvijetliti

Biti vođa sastanka ne znači razmetanje autoriteta ili zlouporabu moći. Kažnjavanje nekoga zbog kašnjenja pred timom primjer je ovoga. Zadržite smisao za humor i svoju poniznost.

Praćenje

Pratite aktivnosti i pobrinite se da ljudi rade ono što kažu da će učiniti. Frustrirajuće je pojaviti se na sljedećem sastanku i saznati da se polovica tima nije potrudila učiniti ono na što su se obvezali na prošlom sastanku. Praćenje prije sastanka i pozivati ​​pojedince na odgovornost za svoje obveze .

Budite uzorni vođa

Timski sastanci nisu vrijeme za spuštanje garda i uzvraćanje s timom. Pridržavajte sebe i svoj tim najviših standarda ponašanja, što znači da nema šala koje nisu u boji, zadirkivanja članova tima, cinizma i sarkazma ili batinanja drugih odjela ili uprave. Razmislite o tome kakav vođa želite da budete poznati, a zatim se pojavite na svakom sastanku biće taj vođa.

Donja linija

Prilika da se upoznate i radite sa svojim timom je užasno protraćiti. Imperativ je da razvijete disciplinu za planiranje i vođenje sastanaka koje ljudi cijene i guraju inicijative naprijed.