Sadržaj datoteke o zaposlenicima
Ovo su stavke koje pripadaju dosjeu zaposlenika
••• mediaphotos / Getty Images
SadržajProširitiSadržaj
The dosje zaposlenika glavna je datoteka zaposlenika koja sadrži povijest radnog odnosa od prijave za zapošljavanje preko izlaznog razgovora i zapošljavanja raskidnu dokumentaciju .
Pristup dosjeu zaposlenika
Pristup informacijama u dosjeu osoblja mogu imati samo djelatnici Ljudskih resursa i neposredni nadređeni ili menadžer zaposlenika i nikada ne napuštaju Ured za ljudske resurse.
U nekim tvrtkama pristup dosjeu je ograničen na osoblje za ljudske resurse. U tim organizacijama nadzornici ili menadžeri čuvaju vlastitu upravljačku datoteku koja uključuje dokumente kojima bi mogli pristupiti, kao što su kopije prethodnih ocjena rada.
Zahtjevi se razlikuju od države do države, da ne spominjemo, međunarodno, o tome tko ima pristup osoblju zaposlenika. U nekim državama zaposlenici imaju pravo pristupa, pa čak i dobivanja kopija informacija u dosjeu osoblja. U drugima je pristup uži. Zahtjevi se također razlikuju o tome čemu zaposlenik može pristupiti. Poznajte pravila u jurisdikciji u kojoj zapošljavate ljude kako biste ostali u skladu s vašim zakonskim zahtjevima.
Općenito, nećete željeti čuvati dokumente u dosjeu osoblja zaposlenika kojima zaposlenik nema razumno pravo pristupa. Možete razmisliti o tome da sve dokumente koji se odnose na provjeru prošlosti, reference, kontrolne liste za intervjue i ocjene čuvate u zasebnoj datoteci koja je stvorena za smještaj svih dokumenata koji se odnose na određeni događaj zapošljavanja i zapošljavanja.
The dosje zaposlenika općenito se pohranjuje u zaključanom, vatrootpornom ormariću za datoteke na zaključanom mjestu koje je dostupno osoblju za ljudske resurse. Povjerljivost podataka o zaposlenicima u dosjeu osoblja je od iznimne važnosti.
Od svih dosjea zaposlenika koje vodi tvrtka, dosjeu zaposlenika svakodnevno se najčešće pristupa informacijama od strane poslodavca, nadzornika ili osoblja za ljudske resurse.
Razmatranja o sadržaju datoteke zaposlenika
Personalni dosjei obično sadrže dokumente koje je zaposlenik već pregledao pa je upoznat s njihovim sadržajem. To uključuje dokumente kao što su prijave za posao, ocjene rada, pisma priznanja, evidencije o obuci i obrasci koji se odnose na premještaje i napredovanje.
Ova su osnovna načela i pitanja koja treba uzeti u obzir prilikom podnošenja bilo kojeg dokumenta u dosje zaposlenika.
- Hoće li poslodavcu trebati određeni dokument kako bi opravdao odluke ako je poslodavac tužen? Bi li poslodavcu trebao dokument na sudu?
- Da li zaposlenik zna i razumije da će dokument biti upisan u njegov ili njezin personalni dosje? U većini slučajeva poslodavci bi trebali natjerati zaposlenika da potpiše dokument, ne da bi označio slaganje sa sadržajem dokumenta, već da priznaju da su svjesni i pročitali dokument.
- Nikakva iznenađenja, mišljenja ili osobne bilješke o zaposleniku nikada se ne smiju stavljati u dosje zaposlenika. Samo činjenice, bez spekulativnih razmišljanja, pripadaju dosjeu zaposlenika.
Sadržaj dosjea o zaposlenicima
Slijede preporuke o dokumentaciji koju bi poslodavac trebao voditi u dosjeu zaposlenika.
Povijest zapošljavanja
- Prijava za posao
- Životopis
- Propratno pismo životopisa
- Provjera obrazovanja
- Potvrda zaposlenja
- Pismo o odbijanju
- Opis radnog mjesta
- Zapisnici analize poslova
- Pismo ponude za posao ili ugovor o radu
- Agencija za zapošljavanje ili ugovor o privremenoj agenciji, ako se koristi
- Kontakt podaci za hitne slučajeve
- Potpisani obrazac potvrde priručnika zaposlenika koji pokazuje primitak priručnika zaposlenika
- Kontrolni popis iz orijentacije za nove zaposlenike koji prikazuje teme koje pokriva i tko
- Svi ugovori o selidbi i dokumentacija
- Svaki ugovor, pisani sporazum, potvrda ili potvrda između zaposlenika i poslodavca (npr. sporazum o nenatjecanju , zaposlenje ugovor , ili ugovor koji se odnosi na automobil koji osigurava tvrtka)
- Službeni obrasci radnog vijeka uključujući zahtjeve za prijenos , promocija , interne prijave za posao i tako dalje
- Svaka druga dokumentacija vezana za zapošljavanje
Razvoj učinka zaposlenika, razvojni planovi i poboljšanje
- Kopije bilo koje korištene ocjene rada ili planova razvoja zaposlenika
- Samoprocjene zaposlenika
- Zapisi sa svih formalnih savjetovanja
- Bilješke o dolasku ili kašnjenju
- Dokumentacija plana poboljšanja učinka
- Izvješća o disciplinskim mjerama
- Predstavljeno priznanje zaposlenika kao što su certifikati, pisma priznanja i tako dalje
- Formalni prijedlozi i preporuke zaposlenika, odgovori organizacije
- Zapisi o obuci
- Zahtjevi za obuku
- Procjene kompetencija
- Obavijesti o nastavi ili rasporedu treninga
- Procjene treba potpisati
- Izvješća o troškovima obuke
- Pritužbe kupaca ili suradnika o kojima se razgovaralo sa zaposlenikom
Evidencija o prestanku radnog odnosa
- Pismo o otkazu zaposlenika
- Izlaz iz dokumentacije intervjua
- Kobra obavijest
- Kontrolna lista za prestanak radnog odnosa
- Završno računovodstvo za sve aspekte zaposlenja zaposlenika kao što su konačna plaća, naknada za godišnji odmor, povrat imovine tvrtke i tako dalje
Donja linija
U dosje zaposlenika htjet ćete staviti samo dokumente s kojima je zaposlenik upoznat. Ako uvid u sadržaj njihove datoteke izazove iznenađenje zaposlenika, niste učinkovito upravljali sadržajem datoteke.
Izvori članka
Društvo za upravljanje ljudskim potencijalima. ' Moraju li poslodavci radnicima pokazati svoje kadrovske dosjee? ' Pristupljeno 4. listopada 2020.