Ljudski Resursi

Važnost dokumentacije u ljudskim potencijalima

Dokumentacija će vam dobro poslužiti, pravno i etički

Morate izraditi dokumentaciju o učinku zaposlenika što je bliže moguće incidentu kako bi dokumentacija bila točna.

••• annebaek / Getty Images



SadržajProširitiSadržaj

Dokumentacija je pisana i zadržana evidencija zaposlenika zapošljavanje događaji. Te se evidencije sastoje od državnih i zakonski propisanih elemenata, dokumenata koje zahtijeva politika i praksa tvrtke, dokumenata koje predlaže najbolja praksa ljudskih resursa, te formalnog i neformalnog vođenja evidencije o događajima u zapošljavanju.

Dokumentacija o radnoj knjižici

Zapisnik o dokumentaciji zaposlenika je pisani izvještaj o njegovim ili njezinim postupcima, raspravama, treniranje izvedbe incidenti, svjedoci kršenja politike, disciplinske mjere, pozitivni doprinosi, nagrade i priznanja, istrage, neispunjavanje zahtjeva i ciljeva, ocjenjivanje učinka , i više.

Razmišljajte o dokumentaciji o zapošljavanju kao o svojoj povijesti odnosa zaposlenika s vašom organizacijom - za dobro i za zlo.

Održavanje ovih zapisa omogućuje poslodavcu i zaposleniku da sačuvaju pisanu povijest događaja i rasprava koje su se dogodile oko bilo kojeg konkretnog događaja. Dokumentacija o radnom odnosu sadrži pisani zapis koji može biti potreban za potporu takvih radnji kao zaposlenika promocija , zaposlenik povišice plaća , i disciplinski postupak -uključujući prestanak radnog odnosa .

Dokumentacija o zaposlenicima, kada je to potrebno, općenito je i pozitivna i negativna. To je činjenično, a ne osuđujuće. Opisuje događaje kako se događaju, a ne na temelju mišljenja i misli promatrača o događaju. Dokumentacija također opisuje radnje koje su poduzete u značajnim slučajevima kao što je davanje službenog priznanja zaposlenika ili poduzimanje disciplinskih mjera.

Zapamtite, morate izraditi dokumentaciju što je moguće bliže trenutku kada se incident dogodi kako bi zapisi bili pravovremeni, detaljni i točni.

U pravnom postupku, dokumentacija o prošlim učincima zaposlenika često je kritična za ishod koji poslodavac doživljava iz tog događaja. Cilj je iznijeti poštenu sliku o uspješnosti zaposlenika bez fokusiranja isključivo na negativna događanja.

Vrste dokumentacije

Politike, procedure, priručnik zaposlenika , i planove razvoja performansi također su oblici dokumentacije koji bilježe očekivano ponašanje zaposlenika i zahtjeve radnog mjesta za održavanje urednog, poštenog radnog mjesta na kojem zaposlenici znaju što se od njih očekuje.

Zapisnici su također pisane izjave optuženika, tužitelja i svjedoka neprijateljskih događaja na radnom mjestu koji uključuju nedolično ponašanje zaposlenika kao npr. seksualno uznemiravanje ili drugog ozbiljnog prijestupa.

Ova dokumentacija također uključuje stalne evidencije kao što je potpisana prijava za zapošljavanje, pisana reference za zaposlenje , materijali za prijavu kao što su životopisi i popratna pisma te provjere prošlosti. Držana po strani od dosje zaposlenika , druge papire kao što su I-9 obrazac (koji potvrđuje da zaposlenik ispunjava uvjete za rad u SAD-u) također se čuva, kao i medicinska dokumentacija, FMLA zapisi , i tako dalje.

Dokumentacija također može biti neformalna, kao u zapisniku menadžera o njegovim ili njezinim razgovorima sa zaposlenikom tijekom godine. Važno je da menadžeri održavati ovu dokumentaciju o svim svojim članovima osoblja za izvješćivanje. Ne treba izdvajati niti jednog zaposlenika zbog uspješnosti za dokumentiranje. Ovo postupanje prema jednom zaposleniku drugačije od ostalih moglo bi se kasnije protumačiti kao diskriminacija.

Dokumentacija može biti službena i zadržana u službeniku personalni dosje . Od zaposlenika se očekuje da potpišu ovu dokumentaciju kako bi potvrdili da su primili kopiju i da su pregledali sadržaj u cijelosti. Potpis radnika ne znači suglasnost s navodima u dokumentaciji.

Korištenje dokumentacije

Preporuča se i dokumentiranje kritičnih incidenata, bilo pozitivnih ili negativnih, kako bi menadžeri imali evidenciju o uspješnosti zaposlenika u određenom vremenskom razdoblju.

Organizacije mogu koristiti dokumentaciju koju čuvaju na druge načine. To mogu uključivati ​​procedure, upute za rad i upute za računalni softver da spomenemo samo neke, ali za potrebe funkcije ljudskih resursa, to su uobičajene upotrebe dokumentacije. Sljedeći odjeljak opisuje upute o tome kako dokumentirati primjereno .

Uzorci dokumentacije o izvedbi

Dokumentacija o učinku zaposlenika omogućit će vam to disciplina , prekinuti , ili pošteno promovirati, nagraditi i prepoznati zaposlenika. Bez dokumentacije, teško je i potencijalno rizično za poslodavca obrazložiti bilo koju od ovih radnji.

Poslodavac mora izbjegavati sve moguće optužbe o tome diskriminirajuće postupanje prema zaposlenicima . Sve zakonitosti na stranu, dobri poslodavci žele stvoriti radno okruženje koje je pošteno, dosljedno i podržava ciljeve zaposlenika i planove karijere.

Ovo okruženje podupire menadžerova profesionalna dokumentacija o uspješnosti zaposlenika – i pohvalno ponašanje i radnje koje je potrebno ispraviti ili poboljšati. Kako ih dokumentirati, detaljno smo raspravljali ranije. Sljedeće situacije daju vam više primjera odgovarajuće dokumentacije.

Dokumentiranje kašnjenja i izostanka

Pogrešno:

Mark obično kasni na posao. Marku nedostaje previše posla.

Pravo:

1. travnja: Mark je nazvao bolestan i propustio osam sati s posla.

4. travnja: Mark je stigao na posao u 10 sati, dva sata zakašnjenja od zakazanog vremena početka.

6. travnja: Mark je zakazao pregled kod liječnika, a zatim je ostao kod kuće kako bi instalirao novu peć.

12. travnja: Mark je nazvao bolestan i propustio osam sati s posla.

Dokumentiranje izvedbe

Pogrešno:

Marija je nepouzdana. Ona rijetko kada radi ono što se obvezala učiniti.

Pravo:

2. svibnja: Mary je obećala da će prvi nacrt prijedloga proizvoda biti dostupan za pregled na današnjem tjednom sastanku. Mary nije izradila nacrt dokumenta kako se očekivalo. Rekla je da je bila previše zaposlena i da joj se ljudi čija je pomoć trebala nisu vratili.

Upravitelj je odgovorio: Kakva vam je pomoć trebala? Informacija? Tko vam se nije javio i što vam je trebalo od njih?

Carl i Michael morali su obavijestiti Mary o svom napretku.

Što vas čini toliko zaposlenim da niste imali vremena ispuniti svoju obvezu? Preuzima previše obveza s ograničenim satima da ih ispuni.

Što mogu učiniti da vam pomognem?

Kada ćete nacrt dokumenta staviti na uvid?

U zaključku

Ovi uzorci pružaju pregled kako učinkovita dokumentacija izgleda u odnosu na dokumentaciju koja je netočno napisana. Slijedite ovaj savjet kako biste učinkovito i legalno dokumentirali politike, učinak i događaje na svom radnom mjestu.

Imajte na umu da za navedene informacije, iako su vjerodostojne, ne jamči se točnost i zakonitost. Stranicu čita publika iz cijelog svijeta i ​ zakona o zapošljavanju a propisi se razlikuju od države do države i od zemlje do zemlje. Molim potražiti pravnu pomoć , ili pomoć državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije služe za smjernice, ideje i pomoć.