Kako pružiti povratne informacije koje pomažu zaposlenicima da se poboljšaju

Vaše povratne informacije imaju utjecaj kada se daju s poštovanjem i pažnjom

••• Jetta Productions/Iconica/Getty Images

SadržajProširitiSadržaj

• Dajte povratne informacije koje imaju utjecaja
• Evo kako možete dati povratne informacije
• Savjeti za najučinkovitije povratne informacije

Dajte povratne informacije koje imaju utjecaja

Neka vaše povratne informacije imaju utjecaj koji zaslužuje načinom i pristupom koji koristite kada to želite pružiti zaposlenicima povratne informacije o učinku . Vaše povratne informacije mogu učiniti razliku ljudima ako možete izbjeći provociranje obrambenog odgovora.

Osobito na percipirane negativne ili manje pozitivne povratne informacije, zaposlenici imaju tendenciju reagirati obrambeno jer ljudi imaju tendenciju shvaćati povratne informacije osobno, a ne profesionalno. To je prepreka vašoj sposobnosti da pomognete zaposleniku da poboljša svoj učinak.

Ove će vam smjernice pomoći zaposlenicima da razviju svoj učinak kroz pozitivnu upotrebu povratnih informacija.

Evo kako najbolje možete dati povratne informacije

Učinkovite povratne informacije zaposlenika su specifične, a ne općenite.

Da biste pružili konkretne povratne informacije, na primjer, recite: 'Izvješće koje ste predali jučer je bilo dobro napisano, razumljivo i vrlo učinkovito je iznijelo vaše stavove o proračunu.' Nemojte reći, 'dobar izvještaj.' Ova izjava je preopćenita da bi zaposlenik koristio informacije za poboljšanje.

Jedna od svrha učinkovite, konstruktivne povratne informacije je dati pojedincu do znanja o specifičnom ponašanju o kojem biste željeli vidjeti više od njega. Općenite povratne informacije poput tapšanja po leđima čine da se zaposlenik trenutno osjeća dobro, ali ne čini dobar posao jačanja ponašanja.

Korisne povratne informacije uvijek se usredotočuju na određeno ponašanje.

Želite posebno identificirati ponašanje koje treba poboljšati, a ne na osobi ili njezinim namjerama. (Kada ste sudjelovali u natjecateljskim razgovorima tijekom sastanka osoblja, dok je Marija imala riječ, odvratili ste pozornost ostalim prisutnima . Kao rezultat toga, Marijina je poanta djelomično promašena.)

Najbolje povratne informacije daju se iskreno i pošteno za pomoć.

Vjerujte ovoj izjavi. Ljudi će znati primaju li povratne informacije iz bilo kojeg drugog razloga. Većina ljudi ima unutarnji radar koji lako može otkriti neiskrenost. Imajte to na umu kada dajete povratne informacije.

Uspješna povratna informacija opisuje radnje ili ponašanje oko kojih pojedinac može nešto učiniti.

Na primjer, nikada ne biste dali povratne informacije. Ako možete, osigurajte bilo kakve alate, obuku, vrijeme ili podršku koje osoba treba da bi uspješno obavila kako vam je potrebna.

Kad je moguće, tražena povratna informacija je snažnija.

Zatražite dopuštenje za davanje povratnih informacija. Recite: 'Želio bih vam dati neke povratne informacije o prezentaciji, je li vam to u redu?' To primatelju daje određenu kontrolu nad situacijom što je poželjno. Možda bi primatelj mogao reći: 'Što kažeš na sutra? Htio bih razmišljati o svom nastupu preko noći.

Navedite povratne informacije koje bi primatelj mogao koristiti.

Kada dijelite informacije i konkretna zapažanja, dajete povratne informacije koje bi zaposlenik mogao koristiti.

Ne uključuje savjete osim ako nemate dopuštenje ili je zatražen savjet. Pitajte zaposlenika što bi on ili ona mogli učiniti drugačije nakon što čujete povratne informacije. Vjerojatnije je da ćete pomoći zaposleniku da promijeni svoj pristup nego da kažete zaposleniku što treba učiniti ili kako promijeniti.

Dajte povratne informacije u neposrednoj blizini događaja.

Bez obzira na to jesu li povratne informacije pozitivne ili konstruktivne, navedite informacije što je bliže moguće događaju. Učinkovita povratna informacija je pravovremena tako da zaposlenik može lako povezati povratnu informaciju sa svojim postupcima. Prisjetiti se nekoliko dana kasnije nije idealno.

Učinkovita povratna informacija uključuje što ili kako je nešto učinjeno, a ne zašto.

Pitati zašto znači pitati ljude o njihovom osobnom motivacija a to izaziva obrambeni stav osobe koja prima povratnu informaciju. Pitaj, što se dogodilo? Kako se to dogodilo? Kako možete spriječiti takav ishod u budućnosti? Kako sam vam mogao bolje pomoći? Što ti trebaš od mene u budućnosti?

Provjerite je li druga osoba razumjela što ste komunicirali pomoću povratne sprege.

Petlja povratnih informacija kao što je postavljanje pitanja zaposleniku ili promatranje njegovog promijenjenog ponašanja omogućuje vam da znate da druga strana je razumjela što ste komunicirali . Odredite vrijeme za ponovno okupljanje kako biste razgovarali o tome jesu li povratne informacije promijenile izvedbu i jesu li potrebne dodatne radnje.

Uspješna povratna informacija je što je moguće dosljednija.

Ako su radnje zaposlenika sjajne danas, sjajne su sutra. Ako je kršenje politike zaslužuje disciplinske mjere , uvijek bi trebao zavrijediti disciplinske mjere - za ovog zaposlenika ili bilo kojeg drugog na sličan način. Mješovite poruke ne daju rezultata.

Savjeti za pružanje najučinkovitijih povratnih informacija

Kada pružite povratne informacije zaposleniku , imajte na umu ovih pet savjeta.

1. Povratne informacije se šalju osobi ili timu ljudi u vezi s učinkom koje njihovo ponašanje ima na drugu osobu, organizaciju, kupca ili tim.
2. Pozitivna povratna informacija uključuje reći nekome o dobroj izvedbi. Neka ove povratne informacije budu pravovremene, specifične i česte.
3. Konstruktivna povratna informacija upozorava pojedinca na područje u kojem bi se njegov ili njezin učinak mogao poboljšati. Konstruktivna povratna informacija nije kritika. Ona je opisna i uvijek treba biti usmjerena na poduzete radnje, a ne na osobu. Na primjer, 'Mary, vaša je komunikacija tijekom prezentacije bila previše duboka za potrebe vaše publike. Trebali su čuti samo osnove, a vi ste podijelili sve informacije koje ste imali.' Za učinkovitu povratnu informaciju ne biste rekli: 'Mary, to je bio dug, dosadan govor.'
4. Glavna svrha konstruktivne povratne informacije je pomoći ljudima da shvate u čemu se nalaze očekivano i/ili produktivno ponašanje na poslu .
5. Priznanje za učinkovit rad je snažan motivator. Većina ljudi želi dobiti više priznanja, tako da priznanje potiče više cijenjenih radnji.