Ljudski Resursi

Koliko dugo HR mora čuvati dosjee zaposlenika?

Federalni i državni zakoni mogu se razlikovati, stoga znajte svoje zahtjeve

Ručno stavljanje odabranog dijela slagalice za lice

••• Dimitri Otis / Getty Images

SadržajProširitiSadržaj

Jedna od važnih činjenica o ljudskim potencijalima je da imate tone papirologije. Tone i tone i tone. Doduše, danas je dosta toga elektroničko, ali princip ostaje. HR vodi evidenciju. I, morate voditi te evidencije. Ali osnovno pitanje koje treba postaviti je koliko dugo HR mora čuvati dosjee zaposlenika?

Ovdje su osnovne smjernice za vođenje kadrovske evidencije. Ipak, zapamtite da se državni zakoni mogu razlikovati od ovih smjernica. Ako su državni i savezni zakoni u sukobu, uvijek vodite evidenciju na temelju zahtjeva koji je duži. Bolje je zadržati nešto predugo nego nedovoljno.

Sljedeći standardi čuvanja zapisa temelje se na informacijama Društva za upravljanje ljudskim resursima (SHRM).

Koliko dugo morate čuvati evidenciju zapošljavanja

Morate pohraniti sve životopise, bilješke s intervjua, prijave i oglase za posao, pa čak i zapis o vašim pretragama kroz sustav za praćenje kandidata godinu dana nakon što je donesena odluka o ponudi posla. Dakle, ako intervjuirate podnositelja zahtjeva, a cijeli proces se povuče tri mjeseca, tek donosi se konačna odluka o zapošljavanju da sat počne otkucavati.

Zašto to morate učiniti? Ako netko ikada dovede u pitanje vašu odluku o zapošljavanju, morat ćete pokazati da jeste ne diskriminirajući nezakonito na bilo koji način, oblik ili oblik. Zakoni poput Zakona o Amerikancima s invaliditetom, Naslov VII, i mnoge druge zahtijevaju od vas da dokažete da ste u skladu. Održavanje ovih zapisa pomaže vam u tome.

Koliko dugo morate čuvati evidenciju testiranja na droge

Ako trebate testiranje na droge za prije zapošljavanja, rezultati testiranja dio su evidencije o zapošljavanju i trebali biste čuvati njihovu kopiju godinu dana. Ako radite dodatno testiranje na droge, bilo zbog incidenta koji se dogodio na poslu ili kao dio nasumične provjere, također morate čuvati ovu evidenciju godinu dana.

Međutim, ako podliježete propisima Ministarstva prometa, tada je minimalni vremenski okvir za čuvanje evidencije o testovima na droge pet godina.

Koliko dugo morate čuvati platne liste/vremenske kartice, itd?

Zakon od vas zahtijeva da ove evidencije vodite tri godine, ali nedavne tužbe znače da bi vam bilo pametnije da ih čuvate dulje. Želite voditi evidenciju o tome koliko je svaki zaposlenik bio plaćen i koliko je sati radio tijekom cijelog svog radnog staža u vašoj tvrtki. Čuvajte svoju evidenciju najmanje pet godina nakon što zaposlenik ode, bez obzira na razlog.

Za oslobođene zaposlenike, naravno, ne morate voditi evidenciju radnog vremena jer im je plaća ista bez obzira na broj odrađenih sati.

Međutim, ako ste ikad pogrešno klasificirali zaposlenika kao izuzetog, a on ili ona nisu trebali biti izuzeti, ta evidencija o odrađenim satima može vodi vas za plaćanje dugovanog prekovremenog rada . Provjerite jeste li naveli način na koji je tvrtka izračunala plaću. Na primjer, trebate pratiti je li to bila izravna plaća, plaća plus provizija, prekovremeni rad, rad po komadu ili izravna plaća po satu.

To morate učiniti ne samo za pitanja o plaćama i porezima, već se mnoge druge odluke oslanjaju na broj odrađenih sati. Na primjer, prihvatljivost za FMLA ovisi o broju sati rada u godini. Ako imate zaposlenika koji je izuzet od nepunog radnog vremena, možda biste trebali razmisliti o zahtjevu za bilježenje radnog vremena kako biste utvrdili ispunjavanje uvjeta za FMLA. Također morate biti u mogućnosti dokazati da ste svojim radnicima platili sve sate koje su radili.

Koliko dugo morate čuvati obrazac I-9

Održavati Obrazac I-9 zaposlenika , pohranjene odvojeno od vaše kadrovske evidencije, tri godine nakon što ste zaposlili zaposlenika i godinu dana nakon prestanka radnog odnosa, ovisno o tome što je kasnije.

Ove obrasce čuvate odvojeno od dosjea osoblja, tako da, ako vlada zatraži da ih provjeri, radnici neće imati pristup ostatku podataka u osoblju zaposlenika.

Koliko dugo morate čuvati informacije o zdravstvenim/mirovinskim beneficijama

Morate čuvati evidenciju o svojim planovima za sve svoje beneficije najmanje šest godina. Sudovi su smatrali da ako vas zaposlenik tuži, na primjer da zaslužuje višu mirovinu, odgovornost je poslodavca da dokaže da ne duguje više, a ne zaposlenika da dokaže da ima. Zadržite sve te opise sažetih planova.

Ako imate bivše zaposlenike koji su ispunjava uvjete za COBRA , proširujući njihove zdravstvene prednosti, također biste trebali čuvati tu evidenciju šest godina samo da biste bili sigurni. Zakon ne precizira zadržavanje, ali budući da bi se to moglo primijeniti prema Zakonu o osiguranju dohotka zaposlenika u mirovini (ERISA), ovaj zakon zahtijeva zadržavanje šest godina. Da biste bili sigurni, nemojte bacati te zapise.

Za pojašnjenje pogledajte Institut za pravne informacije Pravnog fakulteta Cornell za Zakon o sigurnosti dohotka zaposlenika u mirovini (ERISA).

Koliko dugo morate čuvati FMLA evidenciju

Kada zaposlenik zatraži FMLA , morate zadržati taj papirni trag, čak i ako odbijate dopust tri godine. Vodite računa o odmoru svakog zaposlenika – kada je počeo i koliko je vremena iskorišteno. Ako zaposlenik ima povremeni FMLA, pobrinite se da pratite svaki dopust i dokumentirati broj sati korišteni. Datumi i broj sati trebaju biti dokumentirani. Zapamtite, povremeni dopust može se koristiti nekoliko sati u danu ili nekoliko dana u tjednu. Sve to dokumentirajte i čuvajte te zapise.

Zapamtite, ovo nije sveobuhvatan popis i odnosi se samo na savezne zakone. Možda ćete podlijegati dodatnim zakonima o čuvanju zapisa ako ste, na primjer, savezni izvođač ili vaša država ima drugačije standarde. Kad ste u nedoumici, nemojte ga izbaciti.

Dodatnim resursima o vođenju evidencije i obveznom izvješćivanju možete pristupiti u Društvu za upravljanje ljudskim potencijalima (SHRM).

Imajte na umu da za navedene informacije, iako su vjerodostojne, ne jamči se točnost i zakonitost. Stranicu čita publika iz cijelog svijeta i ​ zakona o zapošljavanju a propisi se razlikuju od države do države i od zemlje do zemlje. Molim potražiti pravnu pomoć , ili pomoć državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa, kako biste bili sigurni da su vaše pravno tumačenje i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije služe za smjernice, ideje i pomoć.

Izvori članka

  1. SHRM. , Politika vođenja evidencije - Održavanje, čuvanje i uništavanje zapisa .' Pristupljeno 29. ožujka 2020.

  2. classaction.com. ' Nagodba o tužbi o plaćama i satu .' Pristupljeno 30. ožujka 2020.

  3. Institut za pravne informacije Pravnog fakulteta Cornell. ' 29 Kodeks SAD-a

    § 1027. Zadržavanje zapisa U.S. Code .' Pristupljeno 29. ožujka 2020.

  4. SHRM. , Politika vođenja evidencije - Održavanje, čuvanje i uništavanje zapisa .' Pristupljeno 29. ožujka 2020.