Kako osoblje za ljudske resurse mora razmišljati o problemima

••• laflor / Getty Images

Pitanje zaposlenika izgleda jednostavno, jasno i na njega bi trebalo lako odgovoriti. Pravo? Ne ako je vaš posao u ljudskim resursima. Čak i najjednostavnije pitanje zaposlenika izaziva bezbroj crvenih zastava za HR tim poslodavca. Još jednom hodaš tom peterokrakom stazom. Kako zadovoljiti svih pet dionika dok se prema trenutnom zaposleniku odnosite pošteno?

Što je najbolje za poslodavca? Što je najbolje za zaposlenika? Što je zakonsko ili što zahtijeva državna agencija? Što predstavlja presedan za buduće odluke i pošteno postupanje prema zaposlenicima? Koja će vas odluka dovesti u tužbu sa svim istodobnim troškovima i pogoršanjem?

Ne možete donijeti odluku osim ako odluka ne zadovoljava svih pet dionika - u određenoj mjeri. Je li doista čudno da ponekad pati dionik zaposlenika? Evo kako ljudi iz ljudskih potencijala moraju razmišljati i donositi odluke da bi odgovorili na pitanje zaposlenika. Uzmimo za primjer izmjenu politike putovanja na sajmove ove tvrtke.

Kako HR razmišlja, donosi odluke i odgovara na pitanja

Pitanje koje je postavio čitatelj činilo se dovoljno jednostavnim. Zaposlenik, koji poslovno putuje na sajmove i druge događaje za klijente, želio je produžiti svoje vrijeme u gradu događaja korištenjem godišnjeg odmora. Nema problema.

Nema problema, odnosno dok ga HR nije obavijestio kako će se dani naplatiti njegovim plaćeno vrijeme godišnjeg odmora . Uz suosjećanje i prema HR-u i prema zaposleniku, evo kako HR osoba mora razmišljati i donositi odluke.

Zaposlenik je u nedjelju otputovao na sajam. (Nema problema s ovim vremenom putovanja; tvrtka, prema politici koju svi zaposlenici razumiju, ne plaća vrijeme putovanja vikendom oslobođeni zaposlenici .) Zaposlenik je radio od ponedjeljka do srijede na sajmu i želio je početi koristiti dan godišnjeg odmora nakon događaja.

U redu, rekao je HR menadžer , četvrtak i petak su praznici. Ne, odgovorio je zaposlenik, u četvrtak bih inače putovao natrag u tvrtku; budući da bi taj dan bio plaćen kao dio mog normalnog radnog tjedna, nije pošteno tjerati me da uzmem dan godišnjeg odmora da pokrijem četvrtak. Jesi sa mnom?

HR razmišljanje i donošenje odluka počinju se razvijati

U redu, kaže HR menadžer, čija je prva sklonost naplatiti četvrtak kao dan godišnjeg odmora jer zaposlenik zapravo ne koristi taj dan za povratak u tvrtku. Osoba za ljudske resurse, s pravom, ne želi morati donositi odluke o slobodnom vremenu zaposlenika od slučaja do slučaja, za zaposlenike koji prisustvuju događajima koje sponzorira tvrtka.

Provjeravajući s nekoliko izvršnih direktora i još jednom HR osobom, obje su odluke imale pristaše. Ako se očekivalo da će se zaposlenik vratiti s konferencije u srijedu i raditi u četvrtak, onda bi četvrtak trebao biti dan godišnjeg odmora.

Ako bi četvrtak inače bio dan za putovanje, računao bi se kao radni dan, a ne kao dan godišnjeg odmora. U normalnim okolnostima ionako bi se vratio i društvo ga ne bi smjelo kažnjavati jer je boravak produžio godišnjim odmorom.

No, odlučio je ne putovati natrag, već otići na odmor, rekli su neistomišljenici. To nije problem tvrtke i vrijeme putovanja plaćamo samo ako zaposlenik koristi radni dan za povratak. Budući da vikendom ne plaćamo vrijeme putovanja i ne postoji dan putovanja, zaposlenici bi trebali biti plaćeni samo ako rade.

Osim toga, obično bi se očekivalo da se zaposlenik, osim ako mu je dodijeljen rušenje kabine, vrati u srijedu i javi se na posao u četvrtak. Mogao bi se dogovoriti da kasni sa svojim menadžerom ako je njegov let bio crvenih očiju.

U tom slučaju, nema sumnje, četvrtak bi trebao biti naplaćen kao dan godišnjeg odmora. No, kakva je dosadašnja praksa u tvrtki? Očekuje li se da će se zaposlenici vratiti u srijedu, ako je moguće, ili je četvrtak uobičajeni dan putovanja za povratak.

Većina zaposlenika želi se što prije vratiti kući i raditi. Dakle, u srijedu putuju kući ako je ikakav let moguć, umjesto da provedu noć družeći se sami u stranom gradu bez ikakve veze.

Ovo je također pitanje privatnog i javnog sektora zaposlenika. Ako ste zaposlenik u javnom sektoru, često radite pod dogovorenim uvjetima sindikalnog ugovora, očekujete takve obzire kao što je plaćanje za svaku minutu koju radite. Ako ne izravno kompenzacija , očekuje djelatnik javnog sektora vrijeme kompa za odrađene sate i očekivao bi da će biti plaćen i za putovanje vikendom.

Ovo razmišljanje je anatema za poslodavca iz privatnog sektora koji očekuje oslobođeni zaposlenici obaviti posao i ispuniti ciljeve. Zapravo, razmišljanje kao zaposlenik po satu ometat će vašu karijeru i učiniti vas manje cijenjenim kao zaposlenik. Evo nekoliko ranijih razmišljanja o naknada zaposlenicima za vrijeme putovanja .

Ako je zaposlenik satnica ili neoslobođeni zaposlenik , poslodavci moraju uzeti u obzir plaćeno vrijeme putovanja, plus sate odrađene na sajmu. Kada zaposlenik ispunjava uvjete za tijekom vremena , ovi propisi vrijede i na cesti.

(Ovo je jedna od teorija o tome zašto se od zaposlenika koji nisu izuzeti tako rijetko traži da putuju na događaje i obuku za klijente. Državni propisi čine njihovo prisustvo previsokim – ili barem – bolom u pozadini za obračun i plaćanje od strane poslodavaca. I , koliko god ova pravila mogla spriječiti korištenje i razvoj karijere zaposlenika po satu, poslodavci su naklonjeni ljudskim resursima.)

Razmatranja za odluku o ljudskim resursima o politici sajmova

Sljedeći problem koji HR treba uzeti u obzir, u ovom slučaju, je taj što mnogi zaposlenici često putuju na sajmove i druge događaje tvrtke. Donesena odluka, u ovom slučaju, ima dalekosežne posljedice za poslodavca i odluke o drugim zahtjevima zaposlenika u budućnosti.

Želi li HR doista te odluke donositi od slučaja do slučaja? U kojem trenutku završava posao i počinje godišnji odmor? Kada se sajam završi u 16 sati. u srijedu?

Kada u srijedu navečer polijeće zadnji avion za rodni grad zaposlenika? Što ako nema aviona u srijedu? Koliko će dokumentacije i istraživanja HR morati zahtijevati u budućnosti od drugih zaposlenika kako bi se osiguralo da su računovodstvene odluke tvrtke dosljedne i poštene?

U nekom trenutku, HR mora utvrditi da odluka u korist dopuštanja ovom zaposleniku da iskoristi četvrtak kao dan godišnjeg odmora ima previše posljedica za slične zahtjeve u budućnosti. Zaposlenik će se osjećati razumljivo nesretnim.

Ali, nitko u HR-u, koga poznajem, ne želi svoje radno vrijeme provoditi kao policajac za HR. Zaposlenik odlučuje da ne putuje natrag na plaćeno vrijeme; može otputovati natrag ako želi svoju plaću, a zatim otići na godišnji odmor. Svaka druga odluka otvara preveliku konzervu crva.

Posljednja misao za HR osobu uključuje način na koji su zaposlenici tretirani u prošlosti. Putuju li zaposlenici uglavnom u srijedu navečer ili četvrtak? Ako u četvrtak, očekuje li se da će se pojaviti u uredu? Ako u srijedu navečer, koliko se od četvrtka očekuje da rade?

Ako bi se u uobičajenom tijeku posla vratio u srijedu navečer, onda bi se četvrtak trebao računati kao godišnji odmor. Ako bi u uobičajenom tijeku posla putovao u četvrtak, ali bi se od njega očekivalo da se pojavi i na radnom mjestu u četvrtak, onda bi četvrtak trebao biti naplaćen kao dan godišnjeg odmora.

Ah, prvi put ste se susreli s ovim pitanjem? Sjajno. Imate priliku postaviti presedan i uspostaviti politiku i praksu putovanja svoje tvrtke.

Vjerojatno ćete čak i svoju odluku dodati priručnik zaposlenika , tako da svi zaposlenici poznaju stanje zemlje kako bi usmjeravali svoje odluke u budućnosti.

HR dolazi do rješenja

Što kažete na ovo za rješenje trenutnog pitanja? Kako je tvrtka u prošlosti rješavala putovanja zaposlenika na sajmove i događaje za kupce? Vraćaju li se zaposlenici te noći i rade sljedeći dan ili im tvrtka daje slobodu i pušta ih da se vrate dan nakon događaja i jave na posao sljedeći dan?

Odredite što je upravljalo tim praksama u prošlosti, prema nekoliko vaših menadžera koji su odgovorni za zaposlenike koji prisustvuju događajima usmjerenim na klijente. Dosadašnja praksa će odrediti korištenje dana godišnjeg odmora – ili ne – za odsutnost u četvrtak.

Što ako otkrijete – što je vjerojatno – da su prakse bile nedosljedne u cijelosti i da ne postoji jasna prethodna praksa? Nacrtajte crtu u pijesku. Recite djelatniku koji ga trenutno pita, a koji nije imao pravila koja bi ga vodili, da može iskoristiti dan godišnjeg odmora za četvrtak. Zatim:

• Razvijte svoju politiku,
• Dodajte politiku u priručnik zaposlenika ,
• Obučite zaposlenike koji putuju o revidiranoj politici,
• Obavijestite menadžere da diskrecija uprave više neće voditi odluke o putovanjima zaposlenika jer odluke nisu bile dosljedne i poštene, i
• Koristite novu politiku donositi dosljedne, poštene odluke u budućnosti.

Jezik putničke politike za budućnost

U tvrtki u kojoj zaposlenici često putuju zbog posla, a pogotovo ako je grupa zaposlenika velika, za tvrtku bi bila noćna mora donositi odluke od slučaja do slučaja, a tvrtka nikada ne bi mogla biti poštena u cijelosti. Zahtjevi za dokumentaciju za zaposlenike dodati nepotreban teret.

Zajebavanje s dobrim zaposlenicima koji doprinose u praćenju minuta je uvredljivo i ponižavajuće – za menadžera, HR i zaposlenika. I, porazi vaša svrha povjerenja zaposlenicima , odnoseći se prema zaposlenicima kao prema odraslima i očekujući da zaposlenici donose odgovorne odluke unutar navedenih smjernica.

Dakle, ovisno o potrebama vaše tvrtke, evo pravila koja se preporučuju kao dio vaše cjelokupne politike putovanja. (Imate puno dodatnih odluka za sveobuhvatnu politiku.)

I, oh, usput, ako imate samo nekoliko zaposlenika koji putuju? Zanemarite svo ovo HR razmišljanje i donošenje odluka. Duh! Menadžeri mogu donositi odluke o vremenskom računovodstvu od slučaja do slučaja.

Putovanje do i od događaja koje sponzorira tvrtka:

U (ime tvrtke) zaposlenici često putuju poslovno. Zaposlenici pohađaju obuku ili sastanke profesionalnih udruga, posjećuju dobavljače i konkurente, susreću se s kupcima i prisustvuju sajmova i drugi događaji interakcije s klijentima, da spomenemo samo nekoliko primjera. Budući da se ovi događaji često održavaju na poželjnim lokacijama, zaposlenici često traže njihovu upotrebu PTO ili vrijeme godišnjeg odmora kako bi produžili boravak na mjestu događaja.

U tim slučajevima, tvrtka je odgovorna za troškove putovanja zaposlenika, uključujući avione, taksije, autobuse za zračnu luku i potrebne prijevozne sredstva od dana kada zaposlenik putuje na događaj do kada zaposlenik završi posao tvrtke na događaju. Zaposlenik mora svaki dodatni dan u tjednu koji je prekinut s posla nakon događaja obračunati kao plaćeno vrijeme godišnjeg odmora, vrijeme PTO-a ili neplaćeni dopust uz dozvolu uprave.

Sve troškove koje ima zaposlenik, odnosno pratitelji na putovanju, za put, hranu, smještaj, prijevoz i sl., za vrijeme odmora, mora platiti zaposlenik. Dio avionske karte, koji je tvrtka kupila za povratak zaposlenika nakon odlaska na događaj, ili računao kilometražu , koji obično plaća tvrtka za povratak zaposlenika, može se koristiti za povratak zaposlenika kući.

Tvrtka neće plaćati dodatne troškove. Zaposlenik mora voditi računa o svakom slobodnom danu nakon događaja koji sponzorira tvrtka.

Da, ovo je dugačak odgovor na pitanje zaposlenika o korištenju vremena godišnjeg odmora za produženje putovanja na događaje u tvrtki. No, to je dobar primjer svih čimbenika koje HR mora uzeti u obzir u HR razmišljanju i donošenju odluka. Za HR to nije zabavno, ali je potrebno HR razmišljanje i donošenje odluka kako bi se zadovoljile potrebe pet dionika tvrtke.

Nemojte samo mrzim HR žargon ? Počnite riječju: potaknuti.